Компания «АльтерСнабСервис» занимается строительством и эксплуатацией инженерных сетей электроснабжения для физических и юридических лиц по всей Беларуси.
Когда количество объектов и заявок выросло, вместе с ним вырос и объём ручной работы. Менеджеры тратили время на поиск информации, ручное создание документов и постоянные уточнения между отделами.
Часть процессов уже была перенесена в Битрикс24, но система работала фрагментарно: заявки не связывались с объектами, документы создавались вручную, а важные задачи легко могли потеряться. В итоге сотрудники больше времени тратили на внутреннюю рутину, чем на саму работу с клиентами и объектами.
Компания поняла: дальше масштабировать процессы «вручную» уже не получится. Нужна была система, которая возьмёт на себя рутину и поможет навести порядок в заявках, документах и задачах.
Что мешало работать
К моменту старта проекта в компании уже были настроены базовые процессы в Битрикс24. Но в ежедневной работе сотрудники всё равно сталкивались с большим количеством ручных действий.
После заполнения CRM-формы заявка создавалась без привязки к объекту и компании. Менеджерам приходилось самостоятельно искать нужные данные и вручную связывать всё между собой. На это уходило время, а риск ошибок оставался высоким.
С документами ситуация была похожей. Договоры, акты и приказы создавались вручную, единого реестра не было, а сотрудники постоянно тратили время на поиск нужных файлов и уточнения между отделами.
Задачи тоже работали не так, как нужно бизнесу: где-то терялись уведомления, где-то забывали про сроки, а часть процессов держалась просто на внимательности сотрудников.
«Сформировалось понимание, что система работает не так, как хотелось бы. Менеджеры тратили слишком много времени на рутинные действия: вручную создавали документы, искали объекты, контролировали задачи. Хотелось, чтобы процессы работали быстрее и понятнее»,
- директор компании Владимир Зарецкий.
Главная цель проекта была простой — убрать лишнюю ручную работу и сделать процессы прозрачными и управляемыми.
Что хотели изменить
В компании хотели, чтобы менеджеры перестали тратить время на рутину — поиск объектов, ручное создание документов и контроль задач.
Для этого нужно было:
- связать заявки с объектами и клиентами;
- настроить единое хранение документов;
- автоматизировать создание договоров и актов;
- внедрить напоминания и задачи по этапам работ;
- автоматизировать отправку документов клиентам.
Что сделали
Первым делом настроили автоматическую привязку заявок к объектам.
Теперь при создании обращения система сама подтягивает нужные данные и связывает заявку с объектом и компанией. Вся история работы хранится в одном месте — менеджерам больше не нужно искать информацию вручную.
Также в компании настроили автоматические сценарии для разных типов заявок.
Например, если заявка срочная, система сама меняет её статус и переводит в работу. Если обычная — ставит менеджеру задачу на уточнение информации.
Следующим этапом стал порядок в документах.
Для компании создали единый реестр документов и настроили шаблоны для договоров, приказов и актов. Теперь большинство документов формируется автоматически буквально в несколько кликов.
Отдельно автоматизировали работу с актами.
В конце месяца система сама формирует документы, ставит задачи бухгалтеру на отправку клиенту и напоминает о проверке оплаты. Если оплаты нет — информация автоматически фиксируется в системе.
Кроме этого, в Битрикс24 настроили уведомления и задачи по этапам работ. Теперь сотрудники вовремя получают напоминания, а руководители видят текущий статус процессов и загрузку команды.
Что изменилось после внедрения
После доработки Битрикс24 компания получила понятную систему работы без хаоса и постоянного ручного контроля.
Теперь вся информация по заявке находится в одном месте: объект, документы, задачи, сроки и история работы с клиентом.
Команда перестала тратить время на поиск файлов и ручное создание документов, а многие процессы начали работать автоматически.
«Раньше много было ручной документарной работы: кто-то забывал про договор, акт; кто-то не знал, где документы. Теперь всё в одном месте — в Битрикс24. Открыл заявку и сразу видишь документы, задачи и сроки. Даже новички быстро разбираются, потому что система сама подсказывает, что делать»,
- директор компании Владимир Зарецкий.
В результате компания получила:
- прозрачную работу с заявками и объектами;
- автоматическое формирование документов;
- меньше ручных ошибок;
- контроль сроков и задач;
- более понятную и управляемую систему работы.
Переход на новые процессы прошёл постепенно, в рабочем ритме команды. Уже в первые недели стало заметно, что работа с заявками стала понятнее, документы начали формироваться быстрее, а контроль задач и сроков стал прозрачнее.
Постепенно Битрикс24 стал для компании единым рабочим пространством, где собраны заявки, объекты, документы, задачи и вся история работы с клиентами. Это позволило сократить количество ручных операций и сосредоточиться на выполнении основных задач, а не на постоянных уточнениях и контроле.
Кейс подготовлен официальным партнёром Битрикс24 — компанией «RoyalCRM».
FAQ
Заявки не связывались с объектами, документы создавались вручную, единого реестра не было, а задачи и уведомления могли теряться. Менеджеры тратили время на поиск информации, ручное создание документов и уточнения между отделами.
В Битрикс24 настроили автоматическую привязку заявок к объектам и компаниям, сценарии для разных типов заявок, единый реестр документов, шаблоны договоров, приказов и актов, а также уведомления и задачи по этапам работ.
Вся информация по заявке стала храниться в одном месте: объект, документы, задачи, сроки и история работы с клиентом. Компания получила прозрачную работу с заявками и объектами, автоматическое формирование документов, меньше ручных ошибок и контроль сроков.
