Руководитель отдела продаж

Роль РОП в отделе продаж

РОП — это аббревиатура от словосочетания «руководитель отдела продаж». Его роль — эффективно управлять командой продавцов. Для этого РОП выполняет 4 основные задачи: планирование, делегирование, мотивация и контроль.

Еще одна функция, которую руководитель отдела продаж часто выполняет в небольших компаниях — это личный план по продажам. Дополнительно РОП может администрировать CRM-систему. Например, «Битрикс24» — лидирующую на рынке CRM в Беларуси.

Концентрация всех этих ролей в одном РОП соответствует логике бизнеса. Многие функции администратора CRM-системы и руководителя отдела продаж пересекаются: контроль за эффективной и правильной работой менеджеров в СRM связан с корректным заполнением полей в карточке клиента и движением клиента по воронке.

Иногда роль РОП выполняет собственник или директор компании. Такой подход работает в маленьких компаниях, у которых нет задачи вырасти.

4 главные задачи РОП

Обязанности руководителя отдела продаж можно уместить в несколько простых вопросов:

• Что хотим продать? — Планирование.
• Кто будет продавать? — Делегирование.
• Зачем он будет продавать? В чем его интерес? — Мотивация.
• Как будем контролировать продажи? — Контроль.

Это упрощенная схема, но с её помощью можно легко и быстро понять, насколько реальная модель бизнеса соответствует «рыночному стандарту».

Планирование

До сих пор многие белорусские компании планирую продажи на основе «вере собственника» или опроса продавцов. Более продвинутые используют «Ретроспективный метод»: анализируют продажи за прошлый период и на основании этого составляют план на текущий период. Например, если в прошлом квартале компания продала товара на $100 тыс., то в ближайшие три месяца можно сделать столько же. А если добавить «веру собственника», то и $120 тыс.

Эти способы имеют право на жизнь, но они не учитывают текущую рыночную ситуацию. Также, для качественного планирования все продажи нужно разбить на различные сегменты по типам — новые или существующие клиенты; каналам — через дилеров/самостоятельно или сайт/холодная база/соцсети и т.д.; географии — города и области; сезонности, продавцам и т.д.

По каждому сегменту можно выстроить отдельную воронку продаж с учетом различных метрик. Условно воронки продаж можно разбить на два типа:

• «общие» — емкость клиентской базы и ее прирост за определенный период;
• «средние» — средний чек, конверсия или количество сделок на менеджера.

Для построения качественной и эффективной воронки продаж понадобится CRM-система. Как ее правильно использовать руководителю отдела продаж компании, можно узнать из двух коротких видео «Битрикс24 для Руководителя. Фильтрации. Отчеты. Аналитика. Статистики в CRM» и «Отчеты для руководителей в Битрикс24.CRM».

В них вы узнаете, как настраивать нужные вам функции в CRM-системе «Битрикс24» и найдете ответы на самые популярные вопросы РОП:

• Как сделать аналитику за определенный момент времени: неделя, месяц, квартал, год или все время?
• Как посмотреть текущую ситуацию по лидам?
• Как сделать отчет за какой-то период?
• Как правильно фильтровать базу клиентов по различным параметрам?
• Как посмотреть загрузку менеджера?

6 принципов делегирования

При распределении задач между менеджерами отдела продаж важно руководствоваться несколькими принципами:

• ресурсность — распределять нагрузку согласно способностям и компетенции персонала. Не нужно перегружать новичков или давать им слишком «сложных клиентов»;
• повторение — менеджер должен записать и самостоятельно проговорить поставленную перед ним задачу. Таким образом, он лучше ее запомнит. Также станет ясно, насколько он правильно понял задание;
• ограниченность — у каждой задачи должен быть свой срок, иначе она может стать «бесконечной»;
• отчетность — по итогам выполнения задачи менеджер должен предоставить отчет о ее выполнении. Можно практиковать еженедельные и ежемесячные отчеты, чтобы экономить время;
• наставничество — нужно помогать менеджерам и проводить анализ удачных и неудачных сделок;
• команда — важно вовлекать в планирование и работу всю команду. Так персонал будет понимать, что они работают вместе, а не каждый сам за себя.

Делегировать некоторые функции менеджеров отдела продаж можно CRM-система. Она напомнит даже самому забывчивому менеджеру, что нужно кому-то позвонить или отправить письмо. А клиенту автоматически сообщит о скидке на День рождения или по другому поводу.

Контроль: задачи, действия и результат

Эта обязанность тесно связана с предыдущей. Именно за счет контроля становится понятным, насколько добросовестно сотрудники выполняют переданные им задачи. Сам контроль можно разделить на три направления:

1. выполнение задач,
2. полезные действия менеджеров и работа с клиентами,
3. результативность продаж.

Контроль за выполнением задач. Здесь важно периодически проверять, как выполняются текущие задания, например, написание скриптов, подготовка клиентской базы и т.д.

Контроль полезных действий и работы с клиентами. Для этого необходимо отслеживать ключевые метрики: количество звонков и отправленных коммерческих предложений, число проведенных встреч, продолжительность работы в офисе в офисе и т.д.

Контроль результатов продаж. По итогам отчетного периода нужно контролировать выручку, сумму заключенных сделок и договоров, рост или снижение среднего чека, продажи основного и дополнительных товаров и т.д.

Для контроля каждого этапа нужны ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты. Их количество и качество определяет РОП.

Важный нюанс! Если количественные показатели, пусть и с большими трудозатратами, можно контролировать вручную через таблицы и отчеты, то качественные — соблюдение всех этапов воронки продаж, конверсию на различных стадиях воронки, правильное ведение переговоров — вряд ли. Для этого однозначно понадобятся средства автоматизации.

Мотивация: материальная vs нематериальная

От этой задачи руководителя отдела продаж зависит климат в команде и ее заряженность на достижение результатов. Мотивацию делят на два больших типа: материальная и нематериальная.

К материальной мотивации относятся: оклад, премии, бонусы от продаж, штрафы за различные нарушения, специальные командные коэффициенты. Нематериальная мотивация — это вручение дипломов и публичная похвала, обучение сотрудников, проведение корпоративов и тимбилдингов, составление рейтингов.

Задача РОП — разработать гибридную систему мотивации, которая будет сочетать в себе материальные и нематериальные рычаги влияния. Целесообразно делать ее совместно с HR-специалистом компании, который знает психологические особенности каждого менеджера.

Должностная инструкция: чего хотят работодатели?

От теории менеджмента переходим к рыночной реальности! Для этого мы изучили 100 вакансий по запросу «Руководитель отдела продаж в Минске» на сайте rabota.by и узнали, какова «идеальная» должностная инструкция руководителя отдела продаж по мнению работодателей.

Обязанности: от планирования до обучения

Несмотря на разброс зарплат, требования ко всем кандидатам примерно одинаковы:

• управление командой;
• планирование и проведение совещаний;
• ведение документации, в том числе отчетность;
• обучение менеджеров, подбор и адаптация новичков;
• систематизация бизнес-процессов;
• разработка KPI (ключевых показателей эффективности);
• анализ рынка, в том числе конкурентов.

Остальные требования можно считать более «специфичными». Среди них: администрирование CRM-системы, командировки по стране и другое.

Знания и компетенции

Почти все работодатели требуют от руководителя отдела продаж следующие знания и компетенции:

• понимание специфики продаж — работа с возражениями, определение болей клиента и другое;
• знание особенностей своего сегмента рынка — многие руководители хотят, чтобы РОП был со специализацией «строительство», «недвижимость» и другие. Иногда требуют знания конкретного продукта, например, арматурных изделий;
• проактивность — вне зависимости от оклада, работодатель ждет, чтобы РОП был инициативным, также позитивным и коммуникабельным (подробнее об этих и других качествах в разделе «Главные качества руководителя отдела продаж»);
• высокая компьютерная и цифровая грамотность — хорошее владение программными комплексами, необходимыми для работы.

Чем выше заработная плата, тем больше требований к кандидату. На высокооплачиваемые позиции работодатель может попросить администрирование CRM-системы, знание английского языка и основ digital-маркетинга, наличие прав категории B. В некоторых компаниях от руководителя отдела продаж требуется опыт по выводу нового продукта на рынок.

И самое последнее, без опыта работы от 3 лет и выше на должности РОП претендовать на большую зарплату вряд ли получится.

Зарплата и бонусы

Среднюю зарплату руководителя отдела продаж предлагают в большинстве компаний Минска. Самые высокие зарплаты в сфере IT, недвижимости, туризма и маркетинга. Меньше всего предлагают в юридической (удаленное управление отделом продаж), строительной (продажа изделий из арматуры) и дистрибьюторской компаниях (продовольственные и непродовольственные товары).

Кроме фиксированного оклада для руководителя отдела продаж во многих компаниях существуют бонусы: % от выручки отдела продаж, квартальные или ежегодные премии и другое.

Кандидатам предлагают и нематериальные бонусы: обустроенное рабочее место (библиотека, лаунж-зона, игровая комната), обучение английскому и тренажерный зал за счет компании, ежегодные корпоративы и ежемесячные «корпоративные пятницы», а также «кофе и печеньки» за счет компании.

Главные качества и навыки РОП

Этого вопроса мы частично касались в предыдущем разделе «Должностная инструкция: чего хотят работодатели?» Здесь расскажем про главные качества «идеального» руководителя отдела продаж.

Проактивный. РОП должен проявлять инициативу, а не просто «сидеть на теплых звонках». Самостоятельно предлагать и реализовывать идеи по улучшению работы отдела продаж, находить новые рынки сбыта и развивать клиентскую базу.

Позитивный. РОП должен стойко переживать любые неприятности, даже дебиторскую задолженность от контрагентов. И, не теряя спокойствия, находить способы ее выбить!

Коммуникабельный. Если вы не любите общаться, строить новые партнерские отношения и не знаете, что такое нетворкинг, то быть руководителем отдела продаж вы вряд ли сможете.

Проницательный. Нужно понимать сущность вещей: боли клиента, пожелания сотрудников, конъюнктуру рынка. А еще быть на шаг впереди конкурентов и быстро определять дерзких новичков, которые с помощью демпинга хотят отвоевать долю рынка.

Усидчивый. РОП должен много анализировать и строить гипотезы, чтобы находить лучшее решение. По этой причине нужно уметь работать с большими массивами данных и пользоваться современными digital-инструментами: CRM-системой, Яндекс.Метрикой и т.д.

Самомотивация и мудрые KPI

Разработать эффективную систему мотивации и KPI руководителю отдела продаж сложнее, чем рядовым менеджерам. Основная проблема в том, как не превратить РОП в бюрократа или суперпродавца. В первом случае он будет лишь контролировать процесс и заниматься бумажной работой. Во втором — начнет пользоваться своим положением руководителя и забирать себе лучших клиентов.

Чтобы РОП не впал в крайности, его KPI должны строиться на принципах:

1. Соответствие целям компании — если компании нужно увеличить выручку, то и KPI руководителя отдела продаж должны быть ориентированы на это.
2. Корреляция с KPI руководителей других подразделений — вряд ли руководитель отдела продаж может получать меньше начальника склада.
3. Измеряемость, как со стороны собственника и директора, так и со стороны самого РОП.
4. Уникальность — метрики не должны повторять KPI рядового менеджера, иначе РОП гарантированно превратится в суперпродавца.
5. Отсутствие дублей, чтобы исключить двойное вознаграждение за выполнение одного показателя.

Эксперты считают, что руководитель отдела продаж — это сотрудник, который должен иметь навык самомотивации. Иначе, это не РОП, а скорее офис-менеджер, которому на время доверили роль руководителя отдела продаж. Ведь даже в небольшой компании у РОП нет ни потолка, ни горизонта. А если чего-то не хватает — осваивай «новые земли»!

Резюме

Хотите знать больше о бизнесе и его автоматизации — подписывайтесь на нашу e-mail-рассылку и социальные сети.