Как архитектурное бюро избавилось от хаоса в чатах и выстроило HR-процессы с помощью Битрикс24

Пока команда была небольшой, рабочие процессы держались на переписках, звонках и памяти сотрудников. Но с ростом компании стало понятно: искать информацию в чатах, пересылать документы вручную и согласовывать всё через мессенджеры уже невозможно.

Особенно остро это ощущалось в HR-процессах. Найм, адаптация сотрудников, документы, сертификаты и внутренние согласования были разбросаны между сторонними мессенджерами, почтой, таблицами и личными сообщениями.

В какой-то момент компания столкнулась с главной проблемой — процессы начали зависеть не от системы, а от конкретных людей.

В этом кейсе расскажем, как архитектурное бюро перевело HR-процессы в Битрикс24 и построило единую систему управления сотрудниками.

Когда мессенджеры начинают мешать работе

До внедрения Битрикс24 HR-команда работала в режиме постоянного ручного контроля.

HR-специалист большую часть дня проводил «между чатами»: пересылал сообщения, искал документы, напоминал руководителям о согласованиях и уточнял статусы кандидатов.

Основные проблемы выглядели так:

• важные договоренности оставались в голосовых сообщениях и переписках;
• информация по кандидатам терялась между почтой, мессенджерами и таблицами;
• графики отпусков и кадровые вопросы обсуждались в личных чатах;
• руководители не видели реальную загрузку HR и этапы подбора;
• история работы с кандидатами хранилась в личных аккаунтах сотрудников.

Самая опасная проблема проявлялась при увольнениях. Вместе с сотрудником компания могла потерять часть истории коммуникаций, документов и внутренних процессов. Некоторые рабочие вопросы существовали только в переписках конкретного человека.

Из-за этого бизнес постоянно сталкивался с хаосом: поиск информации занимал время, процессы тормозились, а контроль над HR-системой становился всё слабее.

Что изменили

Главная цель внедрения — собрать HR-процессы в одной системе и убрать зависимость от мессенджеров, таблиц и ручного контроля.

Битрикс24 стал для компании не просто рабочим пространством, а единой точкой управления всем жизненным циклом сотрудника — от подбора до контроля документов и адаптации.

Воронка подбора сотрудников

Первым этапом стала настройка CRM для HR-процессов.

Теперь каждый кандидат проходит через понятную воронку подбора, а вся история работы сохраняется внутри компании.

Что это дало:

• заявки из платформы онлайн-рекрутинга, почты и мессенджеров собираются в одном месте;
• руководитель в любой момент видит этап найма и возможные задержки;
• HR перестал вручную контролировать десятки переписок;
• вся история общения с кандидатами остается внутри системы, а не в личном телефоне сотрудника.

Подбор стал прозрачным и управляемым.

Цифровой профиль сотрудника

Ключевым элементом системы стал смарт-процесс «Профиль сотрудника».

Компания отказалась от обычного списка сотрудников и создала единую цифровую карточку, где хранится вся информация по человеку.

Главная задача была простой: в любой момент понять, кто работает в компании, за что отвечает сотрудник, какие у него компетенции и к кому можно обратиться по конкретному вопросу.

В карточке сотрудника теперь хранится:

• кадровая информация;
• грейды и роль в компании;
• этапы адаптации;
• выданное оборудование и доступы;

  

• документы;
• формат сотрудничества;
• взаимодействие HR и руководителей подразделений.

Вместо разрозненных таблиц компания получила единую базу знаний по сотрудникам.

Контроль сертификатов и удостоверений

Для архитектурного бюро важно контролировать сроки действия сертификатов и допусков. Раньше это делалось вручную — через таблицы и напоминания.

Чтобы убрать риск просроченных документов, в компании настроили отдельный смарт-процесс «Сертификаты и удостоверения».

Теперь система:

• автоматически отслеживает сроки действия документов;
• заранее уведомляет HR и сотрудников о необходимости продления;
• хранит всю информацию внутри профиля сотрудника;
• показывает руководителям актуальную карту компетенций команды.

В любой момент можно быстро понять, кто подходит под требования конкретного проекта и какие навыки нужно усиливать внутри команды.

Автоматизация медкомиссий

Еще одним важным процессом стал контроль медицинских осмотров сотрудников.

Раньше HR приходилось вручную отслеживать даты и искать информацию в файлах и таблицах. Теперь Битрикс24 сам контролирует сроки медкомиссий и напоминает о необходимых действиях.

Система автоматически:

• уведомляет HR и руководителей о приближении сроков осмотра;
• меняет статус сотрудника, если требуется прохождение комиссии;
• помогает формировать списки сотрудников для клиники;
• хранит заключения, документы и историю осмотров;
• ограничивает допуск к опасным работам при просроченной медкомиссии.

Компания снизила риски, связанные с охраной труда, и ушла от ручного контроля через таблицы и бумажные напоминания.

Что получила компания

После внедрения Битрикс24 HR-процессы стали прозрачными и предсказуемыми.

Компания перестала зависеть от личных переписок и памяти сотрудников. Вся информация теперь хранится внутри системы и остается доступной даже при смене команды.

Что изменилось после внедрения:

• Процессы перестали «ломаться» при увольнении сотрудников. История коммуникаций и документы больше не теряются.
• HR-команда перестала заниматься постоянными пересылками и ручным контролем. Значительную часть задач система выполняет автоматически.
• Руководители получили прозрачную картину по найму, адаптации и квалификации сотрудников.
• Снизились риски работы с просроченными сертификатами и меддопусками.
• Компания ушла от хаоса в чатах и построила единую цифровую систему управления персоналом.

Теперь рост бизнеса не усиливает беспорядок внутри компании — процессы масштабируются вместе с командой.

Кейс подготовлен официальным партнёром Битрикс24 — компанией «Атрикс-Софт».

FAQ