В фармацевтических проектах важно контролировать каждый этап работы: соблюдать сроки, быстро готовить документацию и держать в фокусе задачи команды. Для компании AXEpharm эта задача стала особенно актуальной по мере роста количества проектов: прежний подход к управлению задачами перестал обеспечивать нужную прозрачность и скорость работы. Компания решила выстроить единую систему управления проектами в Битрикс24.
AXEpharm оказывает услуги в сфере фармацевтики: занимается медицинским райтингом, созданием модулей регистрационных досье в формате CTD, а также сопровождает прохождение GMP ЕАЭС инспектирования. В работе компании одновременно находятся проекты с разными этапами, сроками и ответственными сотрудниками.
Когда привычный формат работы перестал масштабироваться
На старте AXEpharm управляла проектами через отдельные рабочие инструменты: фиксировала информацию о проектах, распределяла задачи между сотрудниками и отслеживала статусы.
Однако по мере развития компании этого стало недостаточно. Данные о проектах находились в разных местах, контроль сроков требовал дополнительных усилий, а сотрудникам приходилось тратить время на поиск актуальной информации и уточнение статусов.
Особенно сложными стали два процесса: контроль прохождения этапов и подготовка проектной документации. Вместо работы с клиентскими задачами менеджеры регулярно возвращались к организационным вопросам — проверяли информацию, собирали данные и вручную готовили документы.
«В какой-то момент мы поняли, что прежний формат работы перестал подходить под наши задачи. Не хватало взаимосвязи между процессами — хотелось большего»,
— рассказывает директор AXEpharm Александр Матюшёнок.
Перед компанией появилась задача: создать единую систему, где вся информация по проекту будет собрана в одном месте, а каждый сотрудник сможет быстро понять текущий статус и следующие шаги.
Цель — сделать проектную работу прозрачной
Главной целью внедрения стало не просто перенести существующие процессы в новую систему, а выстроить более удобную модель работы.
Компания хотела:
- собрать информацию по всем проектам в едином пространстве;
- сделать задачи понятными и прозрачными для каждого сотрудника;
- настроить контроль прохождения этапов;
- сократить количество ручных операций;
- ускорить подготовку проектной документации.
Как выстроили работу в Битрикс24
Команда RoyalCRM разобрала, как AXEpharm работает с проектами: какие этапы проходят задачи, какие данные нужны сотрудникам и где возникают задержки. На основе этого в Битрикс24 адаптировали рабочие процессы компании.
Единая система управления проектами
В компании настроили структуру, которая позволяет хранить всю необходимую информацию по проекту в одном месте: задачи, сроки, ответственных сотрудников и историю работы.
Теперь сотрудники видят актуальный статус проекта, ответственных и следующие шаги без дополнительных уточнений.
Контроль этапов и задач
Для проектов настроили понятную систему прохождения стадий. Это позволило руководителям и сотрудникам быстрее ориентироваться в текущих задачах и контролировать соблюдение сроков.
Автоматизация подготовки документов
Одним из важных этапов стала настройка шаблонов документов и товарного учета. Благодаря этому часть информации теперь заполняется автоматически, что снижает количество ручной работы и вероятность ошибок.
Что изменилось после внедрения
После перехода на Битрикс24 AXEpharm получила единое рабочее пространство для управления проектами. Сотрудникам больше не нужно искать информацию в разных источниках или вручную проверять каждый этап работы.
Результаты:
- скорость запуска проектов выросла на 30% — благодаря структурированной системе работы;
- время на постановку и согласование задач сократилось на 25%;
- прозрачность выполнения задач увеличилась на 40%, а количество срывов сроков уменьшилось на 35%;
- подготовка отчетов и закрывающих документов стала быстрее на 50%, а количество ошибок в документах снизилось на 45%.
Платформа, которая развивается вместе с компанией
Сегодня Битрикс24 помогает AXEpharm управлять проектами, хранить необходимую информацию и контролировать выполнение задач. Компания продолжает развивать систему и адаптировать ее под новые процессы.
«На данный момент мы внедрили воронки продаж, шаблоны документов и другие стандартные опции. Мы продолжаем работу с программой, оптимизируем внедренные процессы. Уже сейчас видим, как Битрикс24 помогает нам развиваться и масштабироваться»,
— отмечает Александр Матюшёнок.
Кейс подготовлен официальным партнёром Битрикс24 — компанией RoyalCRM.
FAQ
Данные о проектах находились в разных местах, контроль сроков требовал лишних усилий, а менеджеры тратили время на ручную подготовку документов и поиск информации вместо работы с клиентами.
Была настроена единая структура хранения информации, система контроля стадий проектов, автоматизирована подготовка документов через шаблоны и настроен товарный учет.
Скорость запуска проектов выросла на 30%, прозрачность задач увеличилась на 40%, подготовка документов стала быстрее на 50%, а количество ошибок в них снизилось на 45%.
