Не успеваете отправлять счета-фактуры на оплату и предложения клиентам? Закопались в рутинных операциях? Много времени тратите на формирование документов? Приходится ждать, пока коллега выполнит свою часть работы?
На все эти вопросы есть один ответ — «Битрикс24». Это менеджер бизнес-проектов, который позволяет оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, а также отточить контакты с клиентами. В статье расскажем о преимуществах такой системы для ведения бизнеса и о том, как создать бизнес-процесс в «Битрикс24».
Почему «Битрикс24» — это правильный выбор для управления бизнес-процессами?
«Битрикс24» — это не просто инструмент для планирования и контроля задач. Это комплексная платформа, которая помогает решить широкий спектр задач в рамках управления бизнесом.
Bitrix24 предоставляет широкий набор инструментов, которые способствуют оптимизации бизнес-процессов на всех этапах их жизненного цикла:
- автоматизация задач, таких как отправка писем, создание отчетов, согласование документов и т. д. Это освобождает время сотрудников для более творческих задач;
- управление документооборотом. Все документы хранятся в «Битрикс24». Это позволяет исключить дублирование информации, упростить поиск необходимых документов и обеспечить доступ к ним всем уполномоченным сотрудникам;
- контроль дедлайнов. Bitrix24 позволяет устанавливать сроки выполнения задач и отслеживать их выполнение. Это помогает контролировать прогресс работ и избегать задержек;
- анализ результатов. «Битрикс24» собирает данные о выполнении задач, что позволяет анализировать эффективность процессов и в необходимых случаях вносить коррективы.
Внедрение «Битрикс24» — это не просто технология, это стратегический шаг, который может кардинально изменить бизнес.
Как начать работу с «Битрикс24»?
Внедрение системы управления осуществляется пошагово: смотрите таблицу.
Этап | Содержание этапа |
1. Определение проблемы | Сравнение идеальной модели и нынешней. Последняя строится на основании опроса сотрудников, анализа. |
2. Создание модели бизнес-процессов | Этот шаг позволит увидеть все этапы процесса и ответственных за каждый этап сотрудников. Постепенное привыкание к автоматизации рутинных дел. Лучше начинать с проблемных участков, а затем перевести и остальные отделы. |
3. Мониторинг и коррекция | На любом этапе можно сделать изменения в процессе или заменить сотрудника. Более того, это займет считанные минуты. |
Этап 1: Определение ключевых процессов
Первым и самым важным шагом является понимание текущей ситуации. Необходимо провести глубокий анализ бизнес-процессов, чтобы выявить слабые места, неэффективные операции и дублирование функций. Не стоит бояться «копаться» в деталях. Иногда именно мелкие, незаметные на первый взгляд, проблемы оказываются «затычками» в системе.
Как увидеть реальную картину? Выполните:
- опрос сотрудников. Не стоит недооценивать этот простой, но действенный инструмент. Сотрудники, непосредственно вовлеченные в процесс, могут подчеркнуть важные детали, которые остаются незаметными для руководства;
- создание схем взаимодействия. Визуализация бизнес-процессов позволяет понять логику, вычленить ключевые этапы и выявить «узкие» места.
Проведите анализ данных. Статистика, отчеты, данные по времени выполнения задач — все это позволяет получить объективную картину и определить ключевые показатели эффективности (KPI).
Этап 2: Создание модели бизнес-процесса
Следующим шагом является моделирование. На основании полученных данных строится модель взаимодействия разных звеньев. Она вносится в программу, где все «слабые звенья» видны как на ладони.
Визуализация. С помощью Bitrix24 можно наглядно представить процесс, выявить скрытые проблемы и найти точки оптимизации.
Документирование. В системе можно зафиксировать текущее состояние дел и использовать модель как отправную точку для изменений.
Коммуникация. «Битрикс24» позволяет упростить взаимодействие между подразделениями и обеспечить единое понимание процесса.
Этап 3: Мониторинг и коррекция
Система позволяет не только автоматизировать процессы, но и отслеживать их выполнение. Это важно для того, чтобы своевременно выявлять проблемы и вносить коррективы.
Мониторинг помогает ответить на ключевые вопросы: Какова эффективность процесса? Как часто возникают ошибки? Каковы фактические сроки выполнения задач?
Корректировка процессов:
- Анализ данных мониторинга и выявление проблемных участков.
- Внесение необходимых изменений в процесс.
- Обучение сотрудников работе с измененным процессом.
- Повторный мониторинг и корректировка в необходимости.
Ответственный за отдел сотрудник получает все данные о том, как быстро движется процесс, а главное — видит, как его оптимизировать.
Как избежать ошибок при внедрении BPM-системы?
Не пытайтесь автоматизировать все сразу. Лучше начать с проблемных участков и постепенно расширять сферу применения системы.
Включите в процесс внедрения «Битрикс24» ключевых сотрудников. Их участие позволит убедиться, что система удовлетворяет реальным потребностям бизнеса.
Обеспечьте достаточную подготовку пользователей. Не стоит ожидать, что сотрудники сразу научатся работать с новой системой. Обучение поможет сгладить переход и минимизировать риски ошибок.
Кому будет полезно?
Система управления бизнес-процессами «Битрикс24» может работать в любой по численности и сложности процессов организации. С ее помощью очень удобно смотреть на все звенья и этапы предприятия.
Кроме того, в базу программы включены стандартные для многих организаций функций:
- расчеты по счетам;
- обработка входящей и исходящей корреспонденции от исполнителя и компании;
- выплата денежных средств;
- управление заявками на отпуск и командировки.
Кроме того, в нее можно загрузить свои шаблоны документов.
А как поможет взаимодействовать с клиентами?
Система управления бизнес проектами Bitrix24 обеспечит быструю реакцию на запросы и звонки, ускорит обслуживание клиентов, улучшит планирование встреч и обмен сообщениями. Чем оперативнее и без ошибок работают менеджеры, тем более лояльными становятся клиенты организации. Bitrix24 позволит отправлять счета и предложения вовремя без напоминаний, информировать клиентов о распродажах, поздравлять их с праздниками. Приятно, когда все обязательства выполняются в срок, исключается неопределенность, и помнят о важных событиях!
Заключение
Внедрение системы управления бизнес-процессами «Битрикс24» — это комплексный подход, который требует от бизнеса внимания, ресурсов и времени. Но инвестиции в программу окупаются с полной силой, повышая эффективность, продуктивность и рентабельность бизнеса.
Подписывайтесь на наш telegram-канал, чтобы получать качественный контент об автоматизации бизнеса.