Как настроить Битрикс24 за один час

«Битрикс24»: как за один час настроить управление бизнес-процессами и отношения с клиентами

7 мин
57
CRM

Не успеваете отправлять счета-фактуры на оплату и предложения клиентам? Закопались в рутинных операциях? Много времени тратите на формирование документов? Приходится ждать, пока коллега выполнит свою часть работы?

На все эти вопросы есть один ответ — «Битрикс24». Это менеджер бизнес-проектов, который позволяет оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, а также отточить контакты с клиентами. В статье расскажем о преимуществах такой системы для ведения бизнеса и о том, как создать бизнес-процесс в «Битрикс24».


Почему «Битрикс24» — это правильный выбор для управления бизнес-процессами?


«Битрикс24» — это не просто инструмент для планирования и контроля задач. Это комплексная платформа, которая помогает решить широкий спектр задач в рамках управления бизнесом.

Bitrix24 предоставляет широкий набор инструментов, которые способствуют оптимизации бизнес-процессов на всех этапах их жизненного цикла:

  • автоматизация задач, таких как отправка писем, создание отчетов, согласование документов и т. д. Это освобождает время сотрудников для более творческих задач;
  • управление документооборотом. Все документы хранятся в «Битрикс24». Это позволяет исключить дублирование информации, упростить поиск необходимых документов и обеспечить доступ к ним всем уполномоченным сотрудникам;
  • контроль дедлайнов. Bitrix24 позволяет устанавливать сроки выполнения задач и отслеживать их выполнение. Это помогает контролировать прогресс работ и избегать задержек;
  • анализ результатов. «Битрикс24» собирает данные о выполнении задач, что позволяет анализировать эффективность процессов и в необходимых случаях вносить коррективы.

Внедрение «Битрикс24» — это не просто технология, это стратегический шаг, который может кардинально изменить бизнес.


Как начать работу с «Битрикс24»?


Внедрение системы управления осуществляется пошагово: смотрите таблицу.

Этап Содержание этапа
1. Определение проблемы Сравнение идеальной модели и нынешней. Последняя строится на основании опроса сотрудников, анализа.
2. Создание модели бизнес-процессов Этот шаг позволит увидеть все этапы процесса и ответственных за каждый этап сотрудников. Постепенное привыкание к автоматизации рутинных дел. Лучше начинать с проблемных участков, а затем перевести и остальные отделы.
3. Мониторинг и коррекция На любом этапе можно сделать изменения в процессе или заменить сотрудника. Более того, это займет считанные минуты.

Этап 1: Определение ключевых процессов


Первым и самым важным шагом является понимание текущей ситуации. Необходимо провести глубокий анализ бизнес-процессов, чтобы выявить слабые места, неэффективные операции и дублирование функций. Не стоит бояться «копаться» в деталях. Иногда именно мелкие, незаметные на первый взгляд, проблемы оказываются «затычками» в системе.

Как увидеть реальную картину? Выполните:

  • опрос сотрудников. Не стоит недооценивать этот простой, но действенный инструмент. Сотрудники, непосредственно вовлеченные в процесс, могут подчеркнуть важные детали, которые остаются незаметными для руководства;
  • создание схем взаимодействия. Визуализация бизнес-процессов позволяет понять логику, вычленить ключевые этапы и выявить «узкие» места.

Проведите анализ данных. Статистика, отчеты, данные по времени выполнения задач — все это позволяет получить объективную картину и определить ключевые показатели эффективности (KPI).


Этап 2: Создание модели бизнес-процесса


Следующим шагом является моделирование. На основании полученных данных строится модель взаимодействия разных звеньев. Она вносится в программу, где все «слабые звенья» видны как на ладони.

Визуализация. С помощью Bitrix24 можно наглядно представить процесс, выявить скрытые проблемы и найти точки оптимизации.

Документирование. В системе можно зафиксировать текущее состояние дел и использовать модель как отправную точку для изменений.

Коммуникация. «Битрикс24» позволяет упростить взаимодействие между подразделениями и обеспечить единое понимание процесса.


Этап 3: Мониторинг и коррекция


Система позволяет не только автоматизировать процессы, но и отслеживать их выполнение. Это важно для того, чтобы своевременно выявлять проблемы и вносить коррективы.

Мониторинг помогает ответить на ключевые вопросы: Какова эффективность процесса? Как часто возникают ошибки? Каковы фактические сроки выполнения задач?

Корректировка процессов:

  • Анализ данных мониторинга и выявление проблемных участков.
  • Внесение необходимых изменений в процесс.
  • Обучение сотрудников работе с измененным процессом.
  • Повторный мониторинг и корректировка в необходимости.

Ответственный за отдел сотрудник получает все данные о том, как быстро движется процесс, а главное — видит, как его оптимизировать.


Как избежать ошибок при внедрении BPM-системы?


Не пытайтесь автоматизировать все сразу. Лучше начать с проблемных участков и постепенно расширять сферу применения системы.

Включите в процесс внедрения «Битрикс24» ключевых сотрудников. Их участие позволит убедиться, что система удовлетворяет реальным потребностям бизнеса.

Обеспечьте достаточную подготовку пользователей. Не стоит ожидать, что сотрудники сразу научатся работать с новой системой. Обучение поможет сгладить переход и минимизировать риски ошибок.


Кому будет полезно?


Система управления бизнес-процессами «Битрикс24» может работать в любой по численности и сложности процессов организации. С ее помощью очень удобно смотреть на все звенья и этапы предприятия.

Кроме того, в базу программы включены стандартные для многих организаций функций:

  • расчеты по счетам;
  • обработка входящей и исходящей корреспонденции от исполнителя и компании;
  • выплата денежных средств;
  • управление заявками на отпуск и командировки.

Кроме того, в нее можно загрузить свои шаблоны документов.


А как поможет взаимодействовать с клиентами?


Система управления бизнес проектами Bitrix24 обеспечит быструю реакцию на запросы и звонки, ускорит обслуживание клиентов, улучшит планирование встреч и обмен сообщениями. Чем оперативнее и без ошибок работают менеджеры, тем более лояльными становятся клиенты организации. Bitrix24 позволит отправлять счета и предложения вовремя без напоминаний, информировать клиентов о распродажах, поздравлять их с праздниками. Приятно, когда все обязательства выполняются в срок, исключается неопределенность, и помнят о важных событиях!


Заключение


Внедрение системы управления бизнес-процессами «Битрикс24» — это комплексный подход, который требует от бизнеса внимания, ресурсов и времени. Но инвестиции в программу окупаются с полной силой, повышая эффективность, продуктивность и рентабельность бизнеса.



Есть вопросы по управлению бизнес-процессом?
Нужна консультация по продуктам «Битрикс24»? Связывайтесь с менеджерами команды любым удобным для вас способом!
Подписывайтесь на наш telegram-канал, чтобы получать качественный контент об автоматизации бизнеса.
Перейти в Telegram-канал
Нина Никанорова
Директор Битрикс24 Беларусь
Рекомендуем
Показать еще