Когда компания только начинает работу, процессы обычно кажутся простыми. Клиентов немного, задачи можно обсудить в чате, документы — переслать по почте, а важную информацию сотрудники держат в голове. Но по мере роста такой подход начинает тормозить работу: заявки теряются, согласования затягиваются, а руководителю становится все сложнее понимать, что происходит внутри компании.
В DZENGO решили не ждать этого момента. Еще на этапе запуска компания отказалась от идеи строить работу на переписках, таблицах и личных договоренностях и сразу выбрала единую цифровую среду для управления бизнесом.
О компании
DZENGO помогает клиентам получить заем под залог автомобиля: консультирует, подбирает условия, сопровождает сделку и взаимодействует с банками, партнерами и государственными сервисами.
За каждой заявкой стоит работа сразу нескольких специалистов. Менеджер консультирует клиента, руководитель контролирует условия сделки, юристы проверяют документы, бухгалтерия работает с платежами, партнеры передают необходимые данные. Чтобы такая цепочка работала без задержек, всем участникам процесса важно видеть актуальную информацию и понимать, на каком этапе находится сделка.
«Мы сразу понимали, что не хотим работать через чаты, почту и сторонние таблицы. Нам была нужна единая рабочая среда, где видно весь путь клиента — от первой заявки до завершения сделки»,
— рассказывает Марина Саврук, директор компании DZENGO.
Почему выбрали Битрикс24
При выборе платформы компания рассматривала не просто CRM, а инструмент, который объединит все ключевые процессы.
Продажи, внутренние задачи, согласование документов, коммуникации, база знаний и аналитика часто живут в разных сервисах. В результате сотрудникам приходится переключаться между несколькими системами, а руководителю сложно увидеть полную картину.
В Битрикс24 удалось объединить большую часть ежедневной работы в одном пространстве. Здесь ведут CRM, ставят задачи, согласовывают документы, обмениваются сообщениями, работают с корпоративной базой знаний и используют автоматизацию.
«Для нас это было не про внедрение еще одной программы. Мы хотели собрать бизнес в одной системе, где сотрудник понимает, что делать дальше, а руководитель видит не только результат, но и сам процесс».
Первым делом автоматизировали работу с клиентами
Внедрение начали с процессов, которые напрямую влияют на качество обслуживания клиентов: обработки заявок, лидов и сделок.
Для каждого этапа — от первичной консультации до оформления документов — настроили собственные стадии CRM и определили ответственных. Теперь каждое обращение автоматически фиксируется в системе, закрепляется за менеджером и проходит заранее определенный маршрут.
При этом команда не стремилась автоматизировать все сразу.
«Для нас было важно, чтобы система помогала работать, а не усложняла жизнь. Мы анализировали ежедневную работу менеджеров, смотрели, где возникают задержки и какие действия можно автоматизировать без ущерба для качества».
Следующим этапом в Битрикс24 перенесли внутренние задачи.
В компании действует простое правило: если задача важна, она должна существовать в системе. Не в личном чате, не в блокноте и не "в голове", а с ответственным сотрудником, сроком исполнения и понятным результатом.
Как команда привыкала к новой системе
Как и при любом внедрении, сотрудники сначала восприняли изменения настороженно.
Кто-то говорил: «Я и так все помню». Кто-то воспринимал CRM исключительно как инструмент контроля. Другие не понимали, зачем ставить задачи в системе, если можно написать коллеге сообщение.
В компании сделали ставку не на жесткий контроль, а на обучение.
Сотрудникам показывали реальные преимущества новой модели работы: менеджеры получили полную историю общения с клиентом, юристы — задачи с необходимым контекстом, бухгалтерия — актуальные данные, а руководители — возможность вовремя замечать узкие места в процессах.
Параллельно команда подготовила инструкции, начала наполнять базу знаний и проводила регулярные встречи по работе с системой.
Постепенно сотрудники почувствовали главное преимущество: искать информацию сразу в нескольких местах больше не нужно. История общения с клиентом, документы, задачи и согласования находятся в одной системе.
Сегодня Битрикс24 — основная рабочая среда компании
Сейчас в Битрикс24 сосредоточена большая часть ежедневной работы DZENGO.
В CRM ведут клиентов, сделки, историю коммуникаций и скоринг, а благодаря интеграциям с банковскими и государственными сервисами менеджер получает необходимую информацию прямо в карточке клиента.
Задачи помогают выстраивать взаимодействие между отделами. Если к сделке подключается юрист, бухгалтер или руководитель, система автоматически сохраняет сроки, комментарии, документы и историю работы.
Через Битрикс24 проходят и процессы согласования документов. Вместо переписки в разных мессенджерах участники видят единый маршрут согласования и текущий статус документа.
Корпоративная база знаний стала важным инструментом для обучения новых сотрудников и хранения внутренних регламентов.
Что удалось автоматизировать
Наибольший эффект компания почувствовала в процессах, где раньше было много ручной работы.
Заявки больше не нужно распределять вручную — они автоматически попадают в CRM и назначаются ответственным сотрудникам.
Руководители видят сделки, которые задерживаются на этапах, а сотрудники своевременно получают напоминания о просроченных задачах.
Отдельный процесс автоматизирован для работы с просроченной задолженностью. Благодаря интеграции с 1С система самостоятельно определяет, какие сделки требуют взыскания, и запускает соответствующий сценарий обработки.
Полностью в цифровой формат переведен документооборот. Теперь история всей корреспонденции хранится в системе, а статус каждого документа можно проверить в любой момент.
Кроме того, сотрудники избавились от необходимости вручную проверять данные сразу в нескольких внешних сервисах. После настройки интеграций необходимые проверки запускаются автоматически, а их результаты сразу отображаются в карточке сделки.
Искусственный интеллект помогает в ежедневной работе
BitrixGPT в компании используют как помощника, который берет на себя рутинные задачи.
Он помогает менеджерам подготовить краткое резюме переговоров с клиентом, оформить задачи, структурировать длинные обсуждения и быстрее заполнять карточки CRM.
«Мы не рассматриваем искусственный интеллект как замену специалисту. В нашей сфере слишком много нюансов. Но как инструмент, который помогает быстрее работать с текстом и структурировать информацию, он действительно экономит время», — поделилась директор компании DZENGO Марина Саврук.
Компания также тестирует новые возможности платформы — Коллабы и Потоки — и внедряет только те инструменты, которые действительно помогают в ежедневной работе.
Какие результаты получила компания
По внутренним оценкам DZENGO автоматизация позволила значительно сократить время выполнения многих операций.
В частности:
- время обработки заявки сократилось примерно с 60 до 30 минут, а некоторые обращения сегодня полностью оформляются онлайн менее чем за минуту;
- поиск информации по клиенту занимает на 60–70% меньше времени;
- согласование документов ускорилось на 35–45%;
- количество просроченных внутренних задач снизилось примерно на 30%;
- конверсия заявок в следующий этап выросла на 15–20%.
«Сегодня, чтобы понять ситуацию в компании, нам не нужно спрашивать сотрудников или искать информацию в разных системах. Достаточно открыть Битрикс24 и увидеть, где находятся заявки, какие процессы требуют внимания и как распределена нагрузка между командами»,
— рассказывает Марина Саврук, директор компании DZENGO.
Когда компания выросла из облачной версии
На старте возможностей облачного Битрикс24 было достаточно. Однако по мере роста бизнеса увеличилось количество пользователей, объем данных и число интеграций.
Для компании, работающей в финансовой сфере, все более важными становились вопросы безопасности, контроля доступа и развития собственной инфраструктуры.
Поэтому было принято решение перейти на коробочную версию Битрикс24.
Главной задачей стало не просто перенести данные, а сохранить всю историю работы компании: клиентов, сделки, документы, комментарии, задачи, звонки и автоматизированные процессы — без остановки бизнеса.
Как проходил переход
Для миграции компания привлекла интегратора SLAM.BY.
В DZENGO искали не просто подрядчика по переносу данных, а команду, которая понимает специфику коробочного Битрикс24, умеет работать со сложными интеграциями и погружается в бизнес-процессы клиента.
Перед началом проекта специалисты провели аудит облачного портала: изучили структуру CRM, бизнес-процессы, интеграции и объем данных, после чего подготовили подробный план перехода.
Особое внимание уделили сохранению истории работы с клиентами. Для компании было важно перенести не только карточки сделок, но и комментарии, документы, задачи, звонки, автоматизацию и связи между объектами. После тестовой миграции команда SLAM.BY вместе с сотрудниками DZENGO проверила корректность переноса данных и устранила все выявленные несоответствия еще до запуска.
В результате переход прошел практически незаметно для пользователей: сотрудники продолжили работать в привычной логике, а компания получила больше возможностей для развития системы и управления собственной инфраструктурой.
Битрикс24 — проект, который развивается вместе с компанией
В DZENGO не считают внедрение Битрикс24 завершенным проектом. Компания продолжает развивать систему вместе с бизнесом. В ближайших планах — расширение аналитики продаж и клиентского пути, автоматизация процессов взыскания, развитие HR-направления, цифровой адаптации сотрудников и учета согласий клиентов.
«Мы воспринимаем Битрикс24 не как решение, которое однажды внедрили и забыли. Это платформа, которая развивается вместе с компанией. По мере того как появляются новые задачи и меняются процессы, мы продолжаем дорабатывать систему под себя.
Если говорить о нашем опыте, то другим компаниям я бы посоветовала не ждать идеального момента для автоматизации. Его обычно не бывает. Всегда есть срочные задачи, сезонная нагрузка, нехватка времени. Но если бизнес уже вырос, а процессы по-прежнему держатся на чатах, таблицах и ручном контроле, со временем это становится серьезным ограничением для развития.
Начинать стоит не с выбора функций или настроек, а с поиска своих самых болезненных точек. Где теряются заявки? Где сотрудники тратят время впустую? Какие процессы зависят от одного человека? Что руководитель не видит в реальном времени? Когда отвечаешь на эти вопросы, становится понятно, что именно нужно автоматизировать в первую очередь.
И еще один важный момент — выбор партнера. Настроить CRM или перенести данные может многое количество компаний. Но для нас было важно найти команду, которая разбирается не только в системе, но и в бизнес-процессах. Такой партнер помогает не просто внедрить инструмент, а сохранить логику работы компании, увидеть возможные риски и провести команду через изменения»,
— поделилась Марина Саврук, директор DZENGO.
FAQ
Время обработки заявки сократилось с 60 до 30 минут, поиск информации по клиенту стал быстрее на 60–70%, согласование документов ускорилось на 35–45%, а количество просроченных задач снизилось на 30%.
С ростом бизнеса увеличилось количество пользователей, объем данных и число интеграций, а для работы в финансовой сфере стали критически важны вопросы безопасности, контроля доступа и развития собственной инфраструктуры.
Искусственный интеллект помогает менеджерам готовить краткие резюме переговоров, оформлять задачи, структурировать длинные обсуждения и быстрее заполнять карточки CRM.
