Как специалист по компьютерной графике и главный бухгалтер создают рабочие инструменты с помощью нейросетей — и почему для изменений не всегда нужны готовое техническое задание и команда разработчиков.
Один сотрудник замечает, что информация на сайте успевает устареть раньше, чем команда узнаёт об обновлении. Другой снова возвращается к платежу, в котором покупатель неверно указал реквизиты. Задачи совершенно разные, но начинаются одинаково — с мысли: «А что, если это можно сделать удобнее?»
В пятом выпуске спецпроекта «Битриксоиды в естественной среде обитания: офисная версия» рассказываем об инициативах Андрея Щеголева, ведущего специалиста по компьютерной графике, и Оксаны Дробыш, главного бухгалтера онлайн-сервиса «Битрикс24».
Они работают в разных направлениях и не занимаются профессиональной разработкой. Но это не помешало им с помощью нейросетей превратить знакомые рабочие сложности в инструменты, которыми могут пользоваться коллеги.
Когда об обновлении узнаёшь случайно
Идея первого проекта Андрея появилась из обычной рабочей ситуации. На российских сайтах компании периодически обновлялись страницы. Часть изменений касалась и белорусского офиса, но команда не всегда узнавала о них сразу.
В результате устаревшая информация могла оставаться на сайте до тех пор, пока кто-нибудь случайно не замечал расхождение.
«— Я стал сталкиваться с ситуациями, когда страницы обновлялись, а мы об этом не знали. Изменения уже касались и нашего офиса, но обнаруживали мы их только спустя время. Тогда я подумал: а что, если сделать инструмент, который будет сам отслеживать такие обновления?»,
— вспоминает Андрей.
Так появилась идея краулера — инструмента, который собирает информацию с сайтов и помогает следить за изменениями на нужных страницах.
«Сам я не программист, но попробовать можно»
У Андрея было общее представление о разработке: когда-то он учился на программиста. Но собственных технических навыков для создания полноценного инструмента не хватало.
Примерно в это же время всё больше задач стало возможно решать с помощью нейросетей. Андрей уже экспериментировал с ними в работе и решил проверить, получится ли таким способом собрать краулер.
«— Сам я не программист, хотя когда-то учился по этому направлению и в целом понимал, как всё должно работать. Но моих навыков для полноценной реализации точно не хватило бы. А тут как раз начали набирать обороты нейросети, и я решил попробовать,»,
— рассказывает он.
Быстро получить готовый инструмент не получилось. В проект приходилось вносить изменения, исправлять ошибки и заново объяснять нейросети контекст. Когда один чат переставал справляться с историей разработки, Андрей создавал новый и снова вводил его в курс дела.
Работа затянулась настолько, что у проекта появилась собственная офисная шутка.
«— На планёрках все постоянно слышали, что я делаю краулер и уже вот-вот закончу. В какой-то момент это стало локальным мемом. Но шутки коллег меня скорее поддерживали и мотивировали всё-таки довести проект до конца,»,
— говорит Андрей.
Сначала карточки, потом почти вся вёрстка
Следующая идея появилась вокруг Журнала «Битрикс24». Количество материалов постепенно росло, а времени на их планирование и размещение больше не становилось.
Сначала Андрей хотел создать инструмент, который помог бы распределять задачи на публикацию. Через API они автоматически подтягивались из корпоративного портала в виде карточек, которые можно было расставлять по свободным слотам.
На одном календаре работа не закончилась.
«— Когда основа заработала, начали появляться новые идеи. Я добавил наглядный график по количеству материалов за разные периоды и выгрузку отчёта, которая была нужна коллегам. Потом решил попробовать автоматизировать вёрстку через агента на базе «BitrixGPT». Получилось — и всё работает,»,
— рассказывает Андрей.
Так из инструмента для планирования вырос проект «Редакция». Он помогает видеть загрузку, распределять будущие публикации, получать нужные данные и почти полностью автоматизировать вёрстку с учётом особенностей раздела Журнала.
Разработку поддержала тимлид Андрея и рассказала о ней коллегам на корпоративном портале. Позже сотрудники другого офиса попросили показать, как устроена «Редакция» и как с ней работать.
«— Реакция команды питала меня энергией, как атомные станции питают дата-центры нейронок,»,
— шутит Андрей.
«Продаёт отдел продаж, а деньги приходят в бухгалтерию»
У Оксаны Владимировны отправной точкой стала задача на стыке двух отделов. Продажей занимается отдел продаж, но поступившие деньги первой видит бухгалтерия. Обычно информация передаётся автоматически, однако иногда покупатель неверно указывает реквизиты и платёж не удаётся сразу сопоставить с нужной сделкой.
Если ошибку можно исправить одним звонком, вопрос решается быстро. Но иногда разбирательство занимает больше времени — и тогда важно не потерять его среди других задач.
«— Всё началось примерно с фразы: «Давайте уже что-нибудь придумаем». И мы придумали,»,
— вспоминает Оксана.
Сделали приложение, которое ловит ошибку, предупреждает о ней и показывает, по каким этапам нужно двигаться дальше.
Теперь сотрудник может открыть приложение, увидеть, с каким поступлением возникла проблема, и проверить, на какой стадии находится её исправление.
Ценность такого решения не в масштабе самой ошибки, а в том, сколько внимания она забирала раньше.
«— Может показаться, что проблема незначительная. Но из таких небольших вопросов и состоит ежедневная работа. Они постоянно отвлекают от основных задач,»,
— объясняет Оксана.
Два отдела просто взяли и решили свою проблему
Чтобы создать приложение, бухгалтерии и отделу продаж не пришлось ждать, пока задача появится в плане другого подразделения. Коллеги хорошо знали процесс, понимали, где он ломается, и смогли самостоятельно описать нужную логику нейросети.
«— В другой ситуации нам пришлось бы обращаться к программистам или системным администраторам. А здесь два обычных отдела — бухгалтерия и продажи — просто взяли и решили свою проблему, не привлекая специалистов из других команд,»,
— рассказывает Оксана.
Именно знание процесса помогло сформулировать требования к инструменту: какую ошибку он должен заметить, кого предупредить и какие этапы исправления показать.
Нейросеть помогла собрать приложение, но сама идея появилась у людей, которые каждый день сталкивались с этой задачей.
Коммерческое предложение — без поисков старого файла
Следующий инструмент появился уже для отдела продаж. Счёт можно сформировать в учётной системе, а коммерческое предложение менеджерам приходилось готовить отдельно: находить старый документ, создавать на его основе новый, менять данные компании, продукт и условия.
По идее Оксаны появилось приложение, которое собирает коммерческое предложение из готовых элементов. Менеджер выбирает контрагента из справочника, нужный продукт из каталога и при необходимости указывает индивидуальную скидку. Типовой текст уже находится внутри системы.
«— Лёгким движением руки можно подготовить коммерческое предложение для любой компании. Не нужно искать старый файл, копировать его и вручную менять все данные,»,
— говорит Оксана.
В результате у менеджеров появился удобный рабочий инструмент, а бухгалтерии больше не нужно подключаться к подготовке документов, которые относятся к процессу продаж.
Два акта, карандаш и линейка
Следующая идея Оксаны связана с инвентаризацией расчётов. Компания обменивается с контрагентами актами сверки, и цифры в двух документах не всегда совпадают.
Раньше бухгалтеру приходилось открывать оба акта и вручную, строчка за строчкой, искать расхождение.
«— Это был обычный ручной труд: садишься с карандашом и линейкой и начинаешь сравнивать два документа. Почему у нас одна цифра, а у контрагента другая? Теперь можно загрузить оба акта в искусственный интеллект и попросить найти расхождения,»,
— рассказывает Оксана.
Следующим шагом может стать отдельное приложение, в которое достаточно загрузить два документа. Оно покажет, в какой строке и по какой операции не совпали данные.
В перспективе процесс можно развить ещё дальше: автоматически забирать полученный акт из электронной почты, передавать его на проверку и уведомлять бухгалтера о результате. Тогда человеку останется подключиться только там, где действительно требуется решение.
Соавтор — это не отдельная должность
В историях Андрея и Оксаны нет готового технического задания, которое кто-то передал им сверху. Сначала были конкретные неудобства: изменения на сайтах находили слишком поздно, публикации становилось сложнее планировать, ошибки в платежах отвлекали сотрудников, а документы приходилось собирать и сравнивать вручную.
Герои хорошо знали свои рабочие процессы, поэтому смогли не только увидеть проблему, но и представить, как должно выглядеть решение. Нейросети помогли собрать первые версии инструментов, а обратная связь коллег — дополнить их и встроить в общую работу.
Так сотрудник становится не только исполнителем своей части задачи, но и соавтором изменений. Для этого необязательно быть разработчиком и заранее знать все ответы. Иногда достаточно заметить повторяющуюся проблему, предложить решение и не останавливаться на первой версии.
FAQ
Используя нейросети, Андрей разработал краулер, который собирает информацию с сайтов и помогает следить за изменениями на нужных страницах, что решило проблему несвоевременного получения информации об обновлениях.
Она создала приложение, которое фиксирует ошибки в реквизитах покупателей при платежах, предупреждает о них и показывает этапы исправления, позволяя сотрудникам не отвлекаться на ручное сопоставление данных.
Нейросети позволяют загружать акты сверки для автоматического поиска расхождений в строках и операциях, заменяя ручной труд с поиском несоответствий в двух документах.
