У белорусского производителя запорно-регулирующей арматуры «КПСР Групп» платформа Битрикс24 была внедрена в 2020 году, однако один из важных процессов по-прежнему оставался вне системы — согласование договоров и спецификаций. Из-за ручного согласования документы проходили долгий путь между участниками процесса, а понять, на каком этапе находится документ и кто отвечает за следующий шаг, было непросто. История согласований хранилась разрозненно, что усложняло контроль и поиск информации.
В 2025 году руководство приняло решение автоматизировать согласование документов и сделать процесс прозрачным для всех участников.
С какими сложностями столкнулась компания
Каждый договор или спецификация проходили через несколько согласующих. Пока документ двигался между подразделениями, сотрудники тратили время на уточнения, а руководителям было сложно быстро понять, на каком этапе находится согласование и кто должен принять следующее решение. Дополнительные сложности возникали из-за взаимодействия офиса и производства, расположенного за пределами Минска. Из-за этого процесс нередко затягивался, а отследить статус документа было непросто.
Компания столкнулась с несколькими проблемами:
- согласование занимало больше времени, чем требовалось;
- сотрудники не всегда понимали, на каком этапе находится документ;
- было сложно определить, кто отвечает за следующий шаг;
- при смене ответственных процесс мог замедляться;
- информация о ранее согласованных документах хранилась разрозненно и не всегда была доступна для быстрого просмотра.
Чтобы сделать процесс прозрачным и управляемым, компания перенесла согласование документов в Битрикс24.
Как автоматизировали согласование документов
Работу начали с аудита существующего процесса. Команда проекта изучила порядок согласования документов, определила участников процесса и выделила основные точки принятия решений.
На этапе проектирования рассматривалось два варианта реализации:
- стандартное согласование в ленте Битрикс24;
- согласование на базе смарт-процессов.
После анализа был выбран вариант со смарт-процессами. Такой подход позволял наглядно отображать этапы согласования, контролировать статус каждого документа и видеть ответственных на каждом шаге.
Для каждого типа документов была разработана собственная логика движения по этапам. В системе настроили последовательность согласований и задач, которые должны выполняться участниками процесса.
Отдельное внимание уделили распределению ответственности. Для каждого этапа были определены сотрудники, отвечающие за принятие решений и выполнение необходимых действий.
Дополнительно в системе реализовали протокол согласования. Он фиксирует все события, происходящие в процессе: кто выполнил действие, какое решение было принято и когда это произошло. Благодаря этому история согласования сохраняется в карточке документа и всегда доступна для просмотра.
После настройки команда проекта провела техническое тестирование, обучение сотрудников и совместную проверку процесса с представителями заказчика. Только после этого решение было передано в рабочую эксплуатацию.
Что изменилось после внедрения
После внедрения компания получила единый и прозрачный процесс согласования документов в Битрикс24.
В результате:
- единый регламент согласования документов в Битрикс24;
- понятную структуру этапов для разных типов документов;
- возможность быстро определять текущий статус согласования;
- прозрачность по ответственным на каждом этапе;
- сохранение полной истории согласования в системе;
- удобный доступ к информации по ранее согласованным документам.
Теперь все согласования проходят по единым правилам, а информация по документам хранится в Битрикс24 и доступна всем участникам процесса. Компания получила прозрачный механизм согласования, который помогает быстрее принимать решения и контролировать движение документов на каждом этапе.
Кейс подготовлен официальным партнёром Битрикс24 — компанией RoyalCRM.
FAQ
Согласование занимало больше времени, чем требовалось, сотрудники не всегда понимали текущий этап и ответственного за следующий шаг, а история ранее согласованных документов хранилась разрозненно.
После аудита процесса компания выбрала согласование на базе смарт-процессов. Для каждого типа документов настроили собственную последовательность этапов и задач, распределили ответственность и реализовали протокол согласования.
Компания получила единый регламент, понятную структуру этапов, прозрачность по ответственным, быстрый просмотр текущего статуса и полную историю согласований в Битрикс24.
