Студия одновременно ведёт десятки дизайн-проектов — от первой встречи с клиентом до финальных выплат команде. Раньше всё приходилось вести вручную: расчёты, сверки, документы отнимали часы, а руководителю было сложно увидеть общую картину. С платформой Битрикс24 расчёт стоимости проекта сократился с 30 минут до 3, а вся информация о проектах и выплатах теперь собрана в одной системе. Как это получилось — читайте в кейсе.
Что мешало работать?
В компании уже использовался Битрикс24, но система не охватывала все ключевые процессы и не давала полной картины по работе с клиентами и проектами. Часть задач была автоматизирована, но многие блоки оставались вне системы или выполнялись вручную.
Главная проблема — отсутствие связки между продажами, проектами и финансовой частью. Сделки и проекты существовали параллельно, данные были разрознены, а заявки из разных каналов не всегда фиксировались в CRM. Это усложняло контроль и увеличивало риск потери клиентов.
Особенно трудоёмкими были расчёты: стоимость проектов и мотивация сотрудников формировались вручную в таблицах, что отнимало много времени и создавалo дополнительную нагрузку на команду. Руководству было сложно видеть полную картину и принимать решения оперативно, а сотрудники тратили значительную часть времени на рутину вместо работы с клиентами. Постепенно стало ясно, что системе не хватает целостности.
Чтобы навести порядок и объединить процессы — от первой заявки до завершения проекта — в единую логическую систему, компания обратилась к команде интеграторов RoyаlCRM. Их задача была проста: аккуратно собрать все процессы в одном инструменте и сделать Битрикс24 удобным для ежедневной работы.
Как проходило внедрение?
Этап 1. Анализ предыдущей реализации и подготовка технического задания
Команда RoyаlCRM начали работу с того, что внимательно разобрали текущую систему и то, как команда реально работает. В процессе стало видно, где процессы «ломаются», какие сценарии не доведены до конца, а где логики в принципе не хватает. Часть решений удалось донастроить, но ключевые вещи пересобрали заново — уже с опорой на реальные задачи бизнеса. После интервью с командой сформировали понятную модель будущей системы: как должны двигаться сделки, как ведутся проекты и где фиксируются все расчёты.
Этап 2. Настройка структуры для работы со сделками и проектами
Подготовили систему к работе, создав и настроив основные разделы:
- Воронка продаж — с формированием первичных документов для заключения сделки;
- Воронка сопровождения дизайн-проектов — с калькуляцией стоимости работ для клиента по этапам;
- Карточка проекта — единое место со стоимостью этапов, участвующими сотрудниками, суммами выплат и статусом оплат;
-
Реестр сотрудников — с должностями, стоимостью работ для каждого этапа и привязкой к проектам и сделкам;
Пример таблицы с расценками по этапам дизайн-проекта в Битрикс24 - Автоматическая калькуляция стоимости — расчёт затрат на проект без ручного ввода;
- Автоматический расчёт мотивации сотрудников — по каждому этапу и проекту с последующим сведением в месячную ведомость;
- Отправка промежуточных документов — письма клиентам по этапам работ без участия менеджера;
- Приём заявок из WhatsApp и сайта — автоматическое создание сделок и задач.
Этап 3. Доработка, исправление и автоматизация
На этом этапе систему довели до логически завершённого состояния: выровняли сценарии работы, убрали лишнее и добавили недостающий функционал под реальные процессы компании.
Исправили логику там, где она не соответствовала работе команды, а часть решений пересобрали, чтобы система работала стабильно и предсказуемо. Параллельно закрыли ключевые задачи, которые раньше выполнялись вручную.
В системе реализовали:
-
автоматическую калькуляцию стоимости проекта — без ручных расчётов и дополнительных таблиц
Автоматический расчёт стоимости проекта в CRM Битрикс24 
Расчёт мотивации сотрудников по этапам проекта -
автоматический расчёт мотивации сотрудников по этапам с возможностью дальнейшего сведения в общую ведомость
Карточка проекта с этапами, сроками и ответственными сотрудниками - автоматическую отправку промежуточных документов клиентам по ходу проекта
- структурированную карточку сделки и проекта — без дублей, с понятной и единой логикой хранения данных
Внедрение дало ощутимый эффект на уровне ежедневной работы команды и управляемости процессов.
- Скорость — расчёт стоимости проектов и мотивации сотрудников больше не занимает часы: система делает это автоматически
-
Контроль — все проекты ведутся по единой логике, а руководитель в любой момент видит актуальный статус этапов и выплат
Этап рабочей документации с данными по проекту и срокам 
Контроль оплат клиента и выплат сотрудникам по этапам проекта - Эффективность — команда меньше отвлекается на рутину и фокусируется на работе с проектами и клиентами
- Точность — за счёт автоматизации практически исключены ошибки, связанные с ручным вводом данных
-
Прозрачность мотивации — начисления по каждому этапу понятны и сотрудникам, и руководителю, без дополнительных таблиц и сверок
Автоматическая отправка документов клиенту по этапам проекта
Ключевые результаты в цифрах
После внедрения система начала давать измеримый эффект в ежедневной работе:
- время расчёта стоимости проекта сократилось на 90% — с 30 до 3 минут
- объём ручной работы по расчёту мотивации снизился на 90% — без сторонних таблиц и дополнительных сводов
- отправка промежуточных документов ускорилась в 5 раз — происходит автоматически по этапам
- количество ошибок в расчётах снизилось более чем на 95% за счёт исключения ручного ввода
- статус выплат по каждому проекту стал полностью прозрачным — вся информация доступна в карточке
- заявки из сайта и мессенджеров перестали теряться — все обращения автоматически фиксируются в CRM
Что это дало бизнесу
Вместо разрозненных инструментов компания получила единое рабочее пространство, где связаны продажи, проекты и внутренняя экономика.
Команда работает в одной системе без дублирования информации и переключения между таблицами, почтой и мессенджерами. Все процессы — от первой заявки до завершения проекта — выстроены по единой логике, что упростило взаимодействие между отделами и сделало работу предсказуемой.
Руководство получило прозрачность по сделкам и проектам: в любой момент видно, на каком этапе находится проект, какие затраты уже зафиксированы и какие выплаты предстоят. Это позволило точнее планировать загрузку команды, контролировать экономику проектов и принимать решения на основе актуальных данных.
FAQ
После доработки Битрикс24 студия дизайна объединила продажи, проекты и внутренние расчёты в одной системе. Это позволило сократить время расчёта стоимости проекта с 30 минут до 3, автоматизировать мотивацию сотрудников, снизить количество ошибок и сделать выплаты и этапы проектов полностью прозрачными.
В Битрикс24 можно автоматизировать приём заявок с сайта и мессенджеров, расчёт стоимости проекта, расчёт мотивации сотрудников, формирование промежуточных документов, ведение воронки продаж, сопровождение проектов и контроль выплат по этапам.
Когда продажи, проекты, документы и выплаты ведутся в разных таблицах и сервисах, растёт количество ручной работы, ошибок и потерь данных. Единая система помогает видеть полную картину по проекту, быстрее принимать решения, контролировать экономику и не тратить время на рутину.
