Наша команда выпустила интересное видео про функционал сервиса Битрикс24. В нем рассказывается про инструменты, позволяющие ставить задачи сотрудникам как по отдельности, так и целым отделам.
Как не потерять контроль над выполнением всех задач при управлении большой фирмой? Сейчас расскажем.
Новинки сервиса
Начнем с приятного. Появился инструмент под названием Эффективность. С его помощью удобно проанализировать результативность каждого сотрудника за отдельный временной период. Для проверки применяются следующие данные:
- «Всего в работе» — показывает все задания, поставленные и оконченные в заданный период, а также проекты, в которых работник числится соисполнителем;
- «Замечания к задаче» — отражает просроченные задачи как исполнителей, так и соучастников, при этом допускается нарушение дедлайна до нескольких раз, а информация по задержке исполнения будет суммироваться в разделе «Замечания»;
- «Средняя эффективность» — иллюстрирует соотношение параметров «Всего в работе» и «Замечания к задаче», что в дальнейшем позволяет формировать KPI не только персонально, но и для целых отделов.
Также информация по средней эффективности доступна управляющему в разделе «Руковожу». Подобная функция уже есть по умолчанию во всех тарифных планах. А еще у каждого пользователя появилась возможность выбирать темы оформления фона либо устанавливать изображения из личного архива.
Работа с задачами
Рассматривать, как выглядят манипуляции с заданиями, мы будем на примере тарифа «Компания». Чтобы оценить его возможности, нужно включить демо-режим.
Первым делом откроется окно, в котором вы увидите «Список». Из него следует перейти в раздел «Мой план». Там для удобной постановки задач нужно распределить роли между сотрудниками:
• постановщик | • ответственный | |
• соисполнитель | • наблюдатель |
У каждого участника проекта есть счетчик — цифры красного цвета, сигнализирующие о просрочке, отсутствии контроля либо необходимости вмешательства руководителя.
Также для быстрого мониторинга список задач предлагает функции «Фильтр» и «Поиск», причем параметры фильтра можно задавать самому. Функции позволяют проверять отдельно сотрудников или определенные проекты.
Как добавить задачу
Нужно перейти во вкладку «Канбан» и нажать в ней на кнопку синего цвета «Добавить задачу». Откроется пустая форма для создания нового задания, в которой следует указать:
- тематику задачи — коротко, не нужно распыляться;
- описание задания — как можно подробнее, можно использовать дополнительно изображения, гугл-доки, презентации, файлы либо даже чек-лист с конкретными пунктами;
- ответственного — иначе программа по умолчанию продублирует в эту графу постановщика;
- всех участников — нужно указать постановщика, соисполнителя и наблюдателей.
В конце следует определить сроки выполнения, т. е. дать конкретные дату и время дедлайна.
Дополнительные настройки
Планирование времени может корректироваться. Для этого нужно поставить галочку напротив одного из следующих пунктов:
- Разрешить ответственному менять крайний срок;
- Пропустить выходные или праздничные дни (если они попадают в дедлайн, то время выполнения автоматически продлится);
- Принять работу после завершения задачи (постановщик получит уведомление о завершении проекта);
- Добавить в избранное (задание продублируется в соответствующем разделе);
- Добавить в план рабочего дня.
Но и это не все. Можно задать дополнительные параметры:
- привязать задачу к определенному проекту — задание отобразится в проекте и станет доступно всем участникам;
- поставить напоминание о задаче — придет уведомление на почту или в Битрикс24;
- поставить теги для удобного поиска и фильтрации по заданиям — помогает быстро находить задачи сугубо для бухгалтеров, менеджеров, юристов и т. д.;
- добавить пользовательские поля при их необходимости, например «расходы» или «бюджет»;
- добавить стандартные поля — дата, строка, число, да/нет;
- добавить связанную задачу.
После того как внесенные данные сохраняются, задача появляется в «Канбане». А как только исполнитель приступит к выполнению, руководителю придет уведомление.
Стоит отметить, что постановкой задач может заниматься либо руководитель, либо сотрудник с правами администратора. Остальные работники могут ставить и назначать задания только для себя.
Можно ли поставить задачу человеку, которого нет в Битрикс24
Да! И для этого ему даже не нужно регистрироваться на портале. Рассмотрим 2 варианта коммуникации со сторонним работником.
- Через корпоративный чат. Например, при обсуждении какого-либо вопроса в чате поступило конкретное предложение. Чтобы оно пошло в дело, достаточно выделить его галочкой и нажать «Создать задачу». Уже в карточке задания можно указать исполнителя, дать подробную информацию и пр.
- Через «живую ленту». Задание ставится из сообщения или комментария в ленте. Для этого к публикации прикрепляют сообщение о создании задачи и оставляют ссылку на нее.
- Через почту. В пользовательском профиле имеется два уникальных адреса: один для пересылки писем, а другой для выполнения определенных действий. Например, можно создать запись в «живой ленте» или запланировать задачу. Необходимо скопировать адрес из раздела «Создание задачи» и добавить его в почтовую программу всего один раз. После этого при пересылке письма на данный адрес задача будет автоматически генерироваться.
- Через чат с клиентом. При подключении к сервису каналов Facebook или «ВКонтакте» постановку задач можно совершать сразу из клиентских месседжей, и тогда задание привязывается к диалогу с клиентом.
Способы работы с задачами
В зависимости от характера задания используются режимы «Мой план» и «Канбан».
«Мой план» подходит для сортировки задач по их важности, срочности или стадии выполнения. Кроме «штатных» стадий можно через «+» добавлять свои, а также выделять их цветом.
«Канбан» используют для проектных работ. На портале имеется возможность управления проектами, включая создание как отдельных проектов, так и групп. В разделе «Проекты» представлены различные группы, каждая из которых имеет свои стадии. По умолчанию предусмотрены три стадии: «Новые», «Выполняются», «Сделаны», но при желании можно добавить собственные, ориентируясь на особенности задания. Затем задачи можно распределить по стадиям, просто перетаскивая их мышкой.
Таким образом, если выполнение задачи поручено одному сотруднику, то используется режим «Мой план». Когда же проект подразумевает командную работу с распределением ролей, нужно пользоваться режимом «Канбан».
Как делать шаблоны
Чтобы не формировать однотипную задачу каждый раз с нуля, используйте шаблон. После его настройки задание будет ставиться автоматически в необходимое время.
Для создания шаблона нужно:
- добавить новое задание и вписать его наименование;
- находим в графе «Дополнительно» пункт «Повторяемость», выбираем его, ставим галочку на «Сделать задачу регулярной» и вводим необходимые данные: дату и время постановки задачи.
При необходимости шаблон можно редактировать, добавляя текстовое описание или графические документы.
Также у шаблонов могут существовать подпункты. К примеру, если в CRM имеется крупная задача с подзадачами, каждая из которых имеет своего ответственного, заранее созданный шаблон позволит избежать дублирования при выполнении аналогичных задач в будущем.
Кроме того, шаблонами можно делиться и устанавливать для них права доступа. Для этого следует открыть раздел «Шаблоны», затем перейти в пункт «Права» и выбрать нужные параметры — предоставить полные права или только доступ для чтения.
Связь задачи с CRM
Любую задачу можно интегрировать с CRM: при ее создании нужно указать, к какому элементу системы управления взаимоотношениями с клиентами она относится. В ближайшем будущем появится возможность связывать задачи и с проектами.
Разные тарифы предоставляют доступ к различным функциям как задач, так и проектов. Чтобы узнать, что включают в себя отдельные тарифные планы, нужно зайти в раздел «Мой тариф» и посмотреть пункт «Расширенные тарифы». В детализированной таблице представлены все функции системы Битрикс24 для конкретных тарифов и секций, таких как Бизнес-процессы, Задачи и проекты, CRM и прочее.
Например, возможность отображать взаимосвязь между задачами в диаграмме Ганта и обмениваться шаблонами доступна лишь на платных тарифах, в то время как пользовательские поля присутствуют в тарифах «Команда» и «Компания».
Битрикс24 — когда все под рукой
Наш сервис предоставляет целый комплекс инновационных решений по улучшению результативности работы. С нами активная жизнь фирмы видна как на ладони, причем дистанционно и круглосуточно.
А если вам интересно, как работает сервис, то связывайтесь с нашими менеджерами любым удобным способом.