Импорт и экспорт смарт-процессов

Администратору CRM, внедренцу и сотрудникам, которые ведут в смарт-процессах заявки, договоры и реестры, нужен импорт и экспорт смарт-процессов через Excel без дублей и без потери строк. Приложение выгружает элементы с нужным отбором, загружает таблицу обратно с планом по каждой строке до записи и переносит смарт-процесс на другой портал Битрикс24 вместе с датами создания и авторами.

Когда пригодится

• Перенести таблицу из Excel в новый смарт-процесс в первый же день.
  
• Массово обновить элементы смарт-процесса — стадии, ответственных, суммы — по ID или по своему полю, например по ИНН или внешнему коду.
  
• Выгрузить смарт-процесс в Excel для сверки или отчета: только нужные стадии, период и поля.
  
• Перенести смарт-процесс на другой портал с датами создания и авторами элементов.
  
• Каждый день загружать несколько строк из учетной системы или общей таблицы и не создавать дубли.
  

Что вы получаете

• Ровно те элементы, что нужны. Отбор по воронке, стадиям, дате создания или изменения, ответственному и любому полю. Счетчик «Будет выгружено N элементов» меняется сразу, до выгрузки.
  
• Файл под задачу. «Для обратной загрузки» — коды полей, как в прежней версии; «Для чтения» — стадии, сотрудники и привязки словами; «Для переноса на другой портал» — все поля, даты и авторы. В файле Excel даты остаются датами, а числа — числами.
  
• Большой процесс — в фоне. Больше 2 000 элементов выгружаются на сервере: окно можно закрыть, по готовности придет уведомление в Битрикс24, а файл будет ждать в «Истории» 7 дней.
  
• План до записи. Загрузите XLSX, XLS, CSV или TSV: приложение само подберет колонки к полям и покажет по каждой строке, что с ней будет, — создать, обновить, пропустить или ошибка с причиной словами: «Стадии нет в воронке», «Такой даты не существует». Строки с ошибками не записываются. Если компания или контакт не найдены или нашлось несколько, план отметит строку заранее, а запишется она без привязки и попадет в отчет.
  
• Без дублей. Существующие элементы находятся по ID или по любому полю — названию, внешнему коду, ИНН. Режимы записи: создать и обновить, только создать новые, только обновить найденные, заполнить только пустые поля. Если тот же файл уже загружали за последние 7 дней, приложение предупредит до записи.
  
• Запись на сервере. Файл до 50 МБ и 100 000 строк записывается очередью на сервере приложения: вкладку можно закрыть, а после сбоя запись продолжится с первой неподтвержденной строки.
  
• Итог и откат. Плитки «Создано», «Обновлено», «Пропущено», «Ошибок», кнопка «Скачать отчет» — ваш файл с колонками результата и причины — и «Загрузить исправленные строки». «Откатить» в течение 7 дней удаляет созданные элементы и возвращает обновленные; элементы, которые после импорта меняли вручную, откат не трогает и перечисляет.
  
• Перенос смарт-процесса на другой портал. Выгрузка «Для переноса на другой портал» и загрузка в режиме «Перенос с другого портала»: даты создания и изменения и авторы сохраняются, сотрудники находятся по ФИО, компании — по ИНН и названию, контакты — по ФИО, а повторный перенос не создает дублей.
  
• Шаблон с подсказками. В шаблоне есть лист «Подсказки»: тип и обязательность каждого поля, варианты списков, стадии и формат дат.
  
• Кнопка в списке смарт-процесса. «Импорт и экспорт» над списком каждого процесса открывает приложение с уже выбранным процессом. Администратор может выключить кнопки в «Настройках».
  
• История операций. Все выгрузки и загрузки портала с отбором по процессу, сотруднику, периоду и итогу; отчеты и файлы выгрузок доступны 7 дней.
  
• Кто может загружать. По умолчанию — все сотрудники с правами на запись в CRM. Администратор может оставить загрузку и откат только выбранным отделам и сотрудникам.
  
• Сохраненные выгрузки и «Повторить импорт». Частую выгрузку можно сохранить под своим названием и запускать одним нажатием, а новый файл с теми же колонками сразу открывает план.
  

Первый результат после установки

1. Откройте «Импорт и экспорт смарт-процессов» в разделе «Приложения» или кнопкой над списком смарт-процесса и выберите процесс.
   
2. На вкладке «Экспорт» задайте отбор и нажмите «Выгрузить» — файл Excel с элементами скачается. Если элементов больше 2 000, файл готовится в фоне, а по готовности придет уведомление.
   
3. Измените в файле пару строк, добавьте новую и загрузите его на вкладке «Импорт»: план покажет, что будет создано и обновлено, а после записи вы увидите итог и кнопку «Откатить».
   

Условия и ограничения

• Приложение работает правами того, кто его открыл: выгружаются только доступные ему элементы, а для загрузки нужны права на запись в CRM.
  
• Загрузка — XLSX, XLS, CSV и TSV, до 50 МБ и 100 000 строк. Выгрузка — в Excel (XLSX).
  
• Перенос с датами и авторами возможен в пустой смарт-процесс или с датами не раньше последнего элемента в нем — таково правило Битрикс24, и план покажет это до записи. Для переноса нужно право «Импорт элементов CRM»: без него режим недоступен, и приложение назовет причину.
  
• Переносятся элементы: смарт-процесс с теми же полями и стадиями на втором портале должен уже существовать.
  
• Поля-файлы при импорте не загружаются — план отмечает такие колонки.
  
• Файлы выгрузок, отчеты и данные для отката хранятся на сервере приложения 7 дней, затем удаляются.
  
• Смарт-счета доступны, если портал отдает их приложениям.
  
• Файлы, шаблоны и настройки прежней версии работают без правок.
  
• Приложение проверено в облачном Битрикс24; коробочную версию проверяем по обращению.
  
• Приложение распространяется по подписке Битрикс24 Маркетплейс.
  

Вопросы и ответы

Как выгрузить смарт-процесс в Excel? На вкладке «Экспорт» выберите процесс, задайте отбор и поля и нажмите «Выгрузить». Чтобы стадии, сотрудники и списки были словами, выберите «Для чтения».

Как массово обновить элементы смарт-процесса? Выгрузите процесс с колонкой ID или скачайте шаблон с галочкой «Для обновления существующих», измените значения и загрузите файл: в плане у найденных строк будет «обновить».

Как обновить элементы, если в файле нет ID? В шаге «Колонки» выберите «Как узнавать уже существующие» → «По полю…», например по названию, внешнему коду или ИНН.

Как перенести смарт-процесс на другой портал? На первом портале выгрузите процесс «Для переноса на другой портал». На втором установите приложение, выберите процесс с теми же полями и загрузите файл — режим «Перенос с другого портала» предложится сам. Сотрудники находятся по ФИО, компании — по ИНН и названию, контакты — по ФИО.

Что делать со строками с ошибками? Нажмите «Скачать строки с ошибками» — в файле будет колонка «Причина». Исправьте строки и загрузите их через «Загрузить исправленные строки».

Можно ли отменить импорт? Да, в течение 7 дней — кнопкой «Откатить» в итоге или в «Истории». Подтверждение заранее называет, что будет удалено и что вернется.

Какие даты понимает импорт? Даты Excel, дд.мм.гггг, дд/мм/гггг, дд-мм-гггг, ISO и даты со временем.

Запустятся ли роботы при импорте? По умолчанию — да, как при ручном создании элемента. Для новых элементов в разделе «Роботы и бизнес-процессы» можно выбрать «Не запускать при создании», если у портала есть право «Импорт элементов CRM». При обновлении найденных элементов роботы на смену стадии могут сработать.