Оргструктура с историей

Оргструктура с историей — это больше, чем просмотр структуры компании!

У приложения много уникальных возможностей:

• Иерархия компании с любыми уровнями вложенности.
  
• Счетчики всех сотрудников.
  
• Отображение отделов с длинными названиями.
  
• История кадровых изменений с уведомлениями.
  
• Быстрый фильтр и поиск по названиям отделов и ФИО сотрудников.
  
• Гибкий отчет по сотрудникам.
  
• Удобное редактирование структуры для администраторов портала в самом интерфейсе приложения.
  
• Аватары, должности, руководители – и многие другие полезные фишки.
  
• Сотрудники вне портала — для хранения данных тех сотрудников, которые не пользуются Битрикс24, но, тем не менее, числятся в компании (например, уборщицы или грузчики).
  

Кейс №1 - Полная структура компании + вставка в документы

С использованием стандартного функционала Битрикс24 это может быть непросто и даже неудобно, так как на странице «Структура компании» вложенность более трех уровней схлопывается, и приходится отдельно открывать каждый из вложенных отделов.

При необходимости вставить даже небольшую структуру в документ это можно сделать только через скриншот экрана или кнопку «Печать» внизу страницы портала. При этом будет видно лишь количество сотрудников и их аватары, но имена и должности появляются при наведении, поэтому на скриншот не попадут. Если название отдела длинное, то отобразятся только первые 24 символа и троеточие.

И еще одна особенность. Если на втором уровне структуры более 5 отделов, то включится горизонтальная прокрутка, и не все отделы попадут на скриншот. Все эти неудобства решает Оргструктура с историей.

Преимущества приложения:

• Возможность копировать структуру компании в буфер для вставки в Excel, Word или Google Документы с сохранением выбранных параметров.
  
• Пять режимов отображения иерархии: Структура, Сдвиг, Список, Строка и Отчет по сотрудникам — и в каждом из них названия отделов, должностей и имена сотрудников видны полностью.
  
• Редактирование названия вашей компании в заголовке.
  
• При копировании автоматически вставляется дата актуальности.
  

Кейс №2 - Гибкий отчет с данными по сотрудникам

В режиме «Отчет по сотрудникам» доступен выбор любых полей из профиля. Это позволяет настраивать полезные отчеты и быстро переносить данные в таблицу.

Пример: Список телефонов сотрудников

Больше не нужно в отдельном файле вести список телефонов сотрудников.

— Можно просто добавить поле «Мобильный телефон».

Пример: Дни рождения сотрудников

Есть задача собрать все дни рождения сотрудников?

— Достаточно добавить поле «День рождения».

А если вы хотели бы получить напоминание за несколько дней до дня рождения коллеги, то установите приложение «Дни рождения сотрудников».

Кейс №3 - История кадровых изменений с уведомлениями

В режиме «История» можно увидеть следующие кадровые изменения в вашей компании:

• По сотрудникам: принятие на работу, увольнение, изменение руководителя отдела, перевод в другой отдел, смена должности.
  
• По отделам: создание нового, удаление, переподчинение, смена названия.
  

Обратите внимание: в Историю попадают действия, связанные только с работающими сотрудниками портала.

Настройки уведомлений трёхуровневые. По умолчанию всем управляет администратор — он выбирает формат получения сразу для всех пользователей:

• Уведомлять обо всех изменениях в компании;
  
• Только в своем отделе (включено по умолчанию);
  
• В своём и подчиненных отделах;
  
• Не получать совсем.
  

Также администратор может разрешить менять настройки руководителям (например, у всех сотрудников останется «в своем отделе», а начальство сможет выбрать себе другой формат) или «разрешить всем» ставить индивидуальные настройки.

Логика уведомлений (если они включены) следующая:

• Если были кадровые события и после этого открыли приложение — уведомление отправится сразу же. В Историю запишется фактическая дата и время.

• Если приложение не открывали после кадровых событий — то уведомление придет на следующий день. Индивидуально, каждому сотруднику (в соответствии с настройками), если он находился на портале от 10 минут (в браузере или десктопном приложении). В Историю при этом запишется фактическая дата и время 23:59.

• Если сотрудник, например, был в отпуске, а за это время в структуре что-то поменялось  — ему придут все изменения одним списком.

• Отправляется два сообщения: одно с изменениями в отделах, второе  — по сотрудникам.

Обратите внимание: поиск изменений и отправка уведомлений работает в фоновом режиме. В редких случаях встройка, которая отвечает за это – может «отвязаться» и уведомления перестанут приходить. Тогда администратору портала необходимо будет открыть приложение вручную.

Фильтр «Без группировки» покажет список всех сотрудников, в том числе тех, кто не состоит в отделах или группах — в алфавитном порядке. Фильтр Группы позволит увидеть состав всех групп и проектов (кроме секретных) с работающими сотрудниками портала и экстранет. В режиме Отчет по сотрудникам группы – это отдельное поле, но там отображаются только работающие. Стоит учитывать, что экстранет-группы являются секретными, соответственно, в схемах их можно увидеть, только если вы состоите в такой группе.

Сотрудники вне портала — это Контакты, которые промаркированы особым признаком. Для чего это может пригодиться? Например, у вас есть уборщицы, которые не пользуются Битрикс24. Или вы уже пригласили столько сотрудников, что лимит на пользователей по тарифу кончился. То есть сотрудники в штате компании есть — но на портале они не отражены. Для того, чтобы оргструктура была действительно полной, при первом запуске приложение создаст в сущности Контакт два пользовательских поля: «Оргструктура - сотрудник вне портала» (выпадающий список из значений: Работающий, Уволенные и Не выбрано)  и «Оргструктура - ID отдела» (числовое поле). По умолчанию, эти поля не заполнены. Более подробно о Сотрудниках вне портала в нашем телеграм-канале

Редактирование структуры

Для администраторов портала предусмотрена возможность редактировать отделы и сотрудников непосредственно в интерфейсе приложения. Для этого нужно навести на название отдела или ФИО сотрудника в режимах схем — тогда появятся иконки редактирования.

При нажатии на иконку открывается окно с выбором действия. По отделам доступны: смена названия, выбор вышестоящего отдела, выбор руководителя и удаление отдела. Удалить отдел можно только если в нет сотрудников и подчинённых отделов. Доступные действия по редактированию данных сотрудника: изменение должности, перевод/добавление/исключение из отдела, назначение руководителем и увольнение. При любом изменении приложение будет перезагружено, а событие попадет в Историю, и в сообщение от чат-бота (согласно настройкам).

Обратите внимание: редактирование доступно только по работающим сотрудникам. Кроме того, не все новые возможности обновленной Структуры (например, роль Заместитель) доступны через Rest Api Битрикс24. Как только появятся методы для этого — мы выпустим новую версию. Следите за анонсами в телеграм-канале.

И это еще не все достоинства Оргструктуры с историей!

• Встройка в профиль пользователя для быстрого доступа к приложению (с фильтром «Мой отдел и руководители».).
  
• Разделение Типа сотрудника (Сотрудники портала, Экстранет и Сотрудники вне портала) и Статуса сотрудника (Приглашенные, Работающие и Уволенные).
  
• Чек-бокс Номер для нумерации отделов. Обратите внимание: при его включении будут скрыты цифры, которые используются в названиях отделов.
  
• Чек-бокс Количество покажет, сколько сотрудников в каждом отделе.
  
• Чек-боксы Аватар, Должность, Онлайн, Руководитель, Ссылка на профиль, Я- дают дополнительные опции для просмотра структуры компании.
  
• Автоматическое сохранение всех настроек.
  
• Публикация Оргструктуры в Живой ленте портала для обсуждения с коллегами.
  
• Баннеры: с сотрудниками — именинниками ближайшей недели, и c количеством незаполненных дней рождений.
  

Хотите расширить стандартные возможности Структуры компании — установите приложение Оргструктура с историей.