BPM-система: возьмите бизнес-процессы под контроль
Что это
BPM (Business Process Management) – программа, которая представляет бизнес-процессы в наглядной форме, и поэтому облегчает управление ими. Представляет собой набор инструментов, с помощью которого моделируются операционные, поддерживающие и управляющие процессы. После внесения моделей в CRM исполнение контролируется с минимальным участием человека.
Как это делается: вы готовите формальное описание бизнес-процесса, затем строите блок-схему в «Битрикс24» с помощью встроенного редактора, утверждаете и запускаете. Остается только наблюдать, как работает процесс на деле, и вовремя исправлять выявленные неточности.
Как навести порядок в бизнес-процессах?
С чего начать
Рабочая рутина состоит из типовых задач: звонков клиентам, согласований документов, оплаты счетов и т.п. По умолчанию эти процессы бессистемны и никак не регламентируются. Каждый работает так, как привык. И никто не замечает, что работа дублируется, задачи буксуют, а клиентов посылают из отдела в отдел.
Прежде чем ужесточать дисциплину и наказывать сотрудников, разберитесь, что мешает работе. Выявите проблемные участки: подготовка коммерческих предложений, утверждение договоров или оплата расходов. Опишите действующий процесс, от поступления заявки до предоставления услуги клиенту. Затем напишите «идеальный вариант» и сравните. Вы сразу поймете, что требуется улучшить. Поучившееся описание перенесите в «Битрикс24».
Рисуем бизнес-процессы
Преимущество BPM-системы в том, что создавать и редактировать бизнес-процессы может человек, не имеющий бизнес-образования и навыков программирования.
В «Битрикс24» это происходит так: в визуальном редакторе вы рисуете схему «идеального» процесса, добавляете участников и определяете результат. В конструкторе есть набор готовых блоков и функций: уведомление, задача, событие календаря, почтовое сообщение и другие. Перетащите элементы и соедините в цепочки. Либо выберите из шести готовых шаблонов: счет на оплату, обработка исходящих и входящих, выдача наличных, заявление на командировку и отпуск.
Мгновенное внедрение в практику
Бизнес-процесс готов к работе после завершения настройки. «Битрикс24» позволяет запускать сколько угодно процессов, с произвольным количеством действий и участников.
Управление производится в строгом соответствии со сценарием: от стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. Система сама ставит новые задачи сотрудникам шаг за шагом, пока не достигнет финиша.
«Битрикс24» выполняет сценарии автоматически, упрощая рутинные дела: рассылает уведомления, ставит задачи, строит отчеты и т.п. Это освобождает время сотрудников, чтобы они переключились на сложные и ответственные задачи.
Вводим показатели эффективности
Процесс считается достигнутым, если цель успешно выполнена. Чтобы оценить результат, используют измеримые показатели (KPI): длительность процесса, количество операций, рост продаж и т.п.
Определите, каких измеримых результатов вы ждете от подразделений и сотрудников. Затем занесите эти данные в «Битрикс24».
Программа сама проследит за тем, выполняют ли сотрудники план, кто трудится, а кто имитирует работу. Свежие отчеты поступают руководителю регулярно.
Контролируем работу и делаем выводы
Типовых процессов в компании много, все не упомнить. Чтобы найти нужный, зайдите в раздел «Процессы», либо воспользуйтесь поиском.
В «Битрикс24» для каждого бизнес-процесса предусмотрена отдельная карточка, в которой видно все данные: кто участник процесса, текущие и завершенные задачи, дата запуска и т.д. Программа автоматически фиксирует изменения и заносит каждое действие в лог, с помощью которого легко понять, сколько времени понадобилось на выполнение того или иного процесса, кто «тормозит» работу и что требуется улучшить.
Заметили, что сотрудник не справляется с задачей? Вы легко можете заменить его другим. Чтобы отредактировать процесс в «Битрикс24», достаточно пары кликов!
