Как выжить в ворохе рутинных задач и выиграть миллион рабочих часов
Когда запускается бизнес, совсем не думается о рутине — бесконечных мелких делах: звонки, переписка, выставление счетов, подписание договоров, другие. А когда процесс запущен, приходит понимание, что из этих рутинных мероприятий и складывается успех компании и прибыль. Тогда приходится уделять много внимания и тратить ресурсы на то, чтобы наладить рабочий процесс.
Чтобы не тратить слишком много времени на выполнение повседневных задач, предлагаем автоматизировать их с помощью BPM-системы. А что она из себя представляет, расскажем в статье.
Что такое BPM-система?
BPM (Business Process Management) — набор инструментов для визуализации и управления бизнес-процессом, включая сотрудничество между работниками и взаимоотношения с клиентами. Все ступени и шаги бизнес-процесса вносятся в программу в виде схем и графиков. В таком виде все взаимоотношения воспринимаются легко: сразу видно, кто за что отвечает и куда дальше направляется промежуточный продукт, а также результат всего движения по цепочке.
Большая часть элементов процесса — рутинные задачи: позвонить, создать карточку, подписать договор и другие. Приходится куда-то ходить, чего-то ждать, потому что каждый работает со своей скоростью. Чтобы не было задержек и пропуска в выполнении определенных операций, предлагаем делегировать их автоматизацию BPM-системе. В результате освободится время для творческих решений и генерации идей, снизится напряжение от ожиданий и повысится эффективность.
Примеры использования BPM
Запуск программы проходит несколько этапов: моделирование бизнес процессов, собственно работа с BPM, измерение эффективности проекта и труда, коррекция всего бизнес-процесса и изменение настроек программы согласно новым условиям.
| Этап | Содержание |
| Формирование идеальной модели проекта | Сравнение реальной картины и ожидаемой. Все показатели вносятся в программу и сотрудники начинают привыкать к автоматизации бизнес-процессов |
| Работа с BPM | Сотрудники получают уведомления о том, что нужно сделать и в какой срок, откуда принять и куда передать свой продукт. Причем установить систему можно как на компьютер, так и на смартфон |
| Проверка эффективности проекта и труда | Руководитель видит, как движется процесс, где есть заминка или слишком большой объем работы. Также можно сформировать отчет и увидеть, какой сотрудник становится пробкой или, наоборот, ракетой. |
| Коррекция данных | При замене сотрудника или задач изменить настройки не составит труда и займет считанные минуты |
Начальный этап
Для этого нужно:
- определить, что не устраивает в системе работы, а именно, простои в приеме заявок, сроки подписания договора, поступление денег, др.;
- расписать все задачи и сроки выполнения каждой на сегодняшний день и нарисовать идеальную картину;
- внести в программу полученный результат.
В итоге получится несколько блоков, из которых состоит весь бизнес-проект.
Детализация процесса
Программа позволяет нарисовать схему взаимодействия всех участников бизнес-процесса. Для этого не нужны специальные знания в области графического дизайна или веб-языка. Также не нужно иметь специальное экономическое образование.
С помощью специальных, но простых для понимания, инструментов на русском языке рисуется шаблон всего бизнес-процесса и отдельно каждого звена. Есть готовые блоки: уведомление, договор, задача, календарь, заявка, заявление, почтовое сообщение, др. Они легко перетаскиваются мышкой и выстраиваются в цепочки именно туда, куда их нужно определить.
Дальнейшая работа
Система управления BPM рассчитана на большое число проектов, которые не будут пересекаться между собой или, наоборот, связываться. Количество участников и задач также безмерно. Теперь все звенья в цепочке, указанные в программе, программа «контролирует» сама и присылает напоминания каждому звену, когда и что нужно выполнить.
Оповещения о том, что пришло время выполнить операцию, приходит на компьютер и/или смартфон. Можно добавить картинки, схемы, графики или текстовые вводные для отдельного звена, то есть все то, что обычно поручает руководитель выполнить сотруднику. Но теперь для простых задач уже не нужно говорить лично. Тем самым снимается вопрос недовольства работника, которое также негативно сказывается на настроении, и, как результат, на работоспособности руководителя или предыдущего звена.
Проверка эффективности
Результат работы измеряется разными показателями: сроки, деньги, количество операций и др. Можно установить любые показатели и их количество, на основании которых формируются отчеты. Они доступны руководителю, который также дает доступ своим заместителям, чтобы они также видели всю картину целиком и смогли регулировать рабочие процессы.
В процессе работы можно составлять отчеты о выполнении: ежедневные, еженедельные и далее. На их основании можно корректировать работу отделов и процесса в целом: кого-то нагрузить большим объемом, а с кого-то снять часть обязанностей. Если на каком-то этапе произошла замена, то изменение настроек программы займет несколько минут.
Контроль исполнения
Чтобы отследить работоспособность каждого сотрудника, ему нужно дать полномочия. Работник может играть роль исполнителя, помощника, поручителя, наблюдателя, др.
Формируя отчет, руководитель может отследить выполнения задач каждым сотрудником или отделом. В программе подсвечиваются цветом выполненные, невыполненные и просроченные задачи. Можно также отследить этап, на котором находится весь процесс, сколько человек задействовано и получить другие необходимые сведения.
Резюме
BPM — это набор инструментов, который позволяет нарисовать всю схему бизнес-процесса и увидеть как общую картину, так и детали, из которых складывается рабочее время.
С помощью набора инструментов BPM можно:
- сформировать идеальную картину бизнес-процесса;
- автоматизировать повседневные дела сотрудников через систему уведомлений, исключив задержку и пропуск операции;
- составить отчеты: общие и локальные по отдельным операциям и сотрудникам;
- откорректировать как набор операций, так и обязанности сотрудников;
- оптимизировать весь процесс.
BPM позволяет усовершенствовать как весь бизнес-процесс, так и рутинные операции.
