Договор отправили на согласование. Юрист оставил замечания в мессенджере, бухгалтер ответил по почте, а руководитель посмотрел старую версию файла. Теперь ответственному нужно собрать комментарии, уточнить решения и напомнить о сроках тем, кто ещё не ответил.
В команде RoyalCRM автоматизация согласования документов — один из частых запросов клиентов. В одном из реализованных проектов компания проводила до 30 согласований ежемесячно, а в рассмотрении одного документа могли участвовать до семи сотрудников. При внедрении число проверок даже увеличили. При этом ручная работа не выросла пропорционально: распределение заданий, уведомления и переходы между этапами взяла на себя система.
Ниже разберём семь решений, которые можно использовать при настройке согласований в Битрикс24. Они помогают организовать весь путь документа: от выбора участников до получения подписанного экземпляра.
Как устроено согласование в Битрикс24
Один из вариантов — создать смарт-процесс с карточкой для каждого документа. В ней можно хранить файл, сведения об ответственном и текущий статус. Роботы и бизнес-процессы управляют действиями: выдают задания, отправляют уведомления и переводят документ на следующий этап по заданным условиям.
Описанные ниже сценарии требуют настройки под правила компании. Смарт-процессы доступны не на всех тарифах, поэтому перед внедрением нужно проверить возможности своего Битрикс24.
1 - Определить маршруты для разных документов
Договор, заявление на отпуск и заявка на закупку требуют разных участников. Для них стоит определить отдельные маршруты, чтобы сотрудник не выбирал согласующих заново при каждом обращении.
Например, договор может проходить такой маршрут:
Заявление на отпуск проходит другой путь: от сотрудника к руководителю и специалисту по кадрам.
Часть проверок можно проводить одновременно. Если юрист и бухгалтер независимо оценивают условия договора, им можно выдать задания параллельно. Если решение одного участника необходимо следующему, этапы должны идти последовательно. Такой порядок нужно определить до настройки автоматизации.
2 - Выдавать задания согласующим автоматически
После запуска настроенного процесса каждый участник получает задание со ссылкой на документ. В нём должны быть понятны срок ответа и доступные действия, например «Согласовать» и «Отправить на доработку». Для возврата на доработку стоит предусмотреть обязательный комментарий: что именно нужно исправить.
До настройки бизнес-процесса определите правило принятия решения:
- Нужно ли согласие всех участников или достаточно решения одного ответственного?
- При первом замечании документ сразу возвращают автору или сначала собирают остальные ответы?
Например, если важно получить замечания от всех подразделений за один круг, процесс настраивают так, чтобы он дождался каждого ответа и только затем передал документ на доработку. Автор получает полный набор замечаний и может обработать их вместе.
3 - Задать сроки и порядок действий при задержке
Допустим, документ отправили пяти сотрудникам. Четверо ответили, а пятый не реагирует. Чтобы задержка была заметна, в процесс можно включить напоминание сотруднику и отдельное уведомление или задачу его руководителю.
Пример правила: если согласующий не ответил за один рабочий день, руководитель получает задачу выяснить причину задержки. Для срочных документов срок может быть короче. При настройке важно уточнить, как учитывать выходные и рабочий график, а также кому передавать задание, если сотрудник отсутствует.
Само указание срока не настраивает такой маршрут. Например, в стандартном действии «Утверждение документа» истечение периода утверждения приводит к автоматическому отклонению. Напоминания, подключение руководителя и дальнейшие действия нужно предусмотреть отдельно.
4 - Сохранять решения в листе согласования
Ответственному важно видеть, кто уже рассмотрел документ, какие замечания оставлены и чьего ответа ещё нет. Для этого можно настроить отдельный смарт-процесс «Лист согласования» и связать его записи с карточкой документа.
В листе согласования стоит фиксировать:
- участника, его решение, комментарий и дату ответа;
- номер круга согласования и версию документа.
Заполнение этих данных нужно включить в бизнес-процесс.
Например, после правок юриста договор отправили на второй круг. Ответственный должен видеть решения по обновлённому файлу и иметь возможность отдельно посмотреть историю первого согласования. Так одобрение предыдущей версии не будет восприниматься как согласие с новыми условиями.
Доступ к карточке и файлам также нужно настроить: каждый участник должен видеть необходимые для своей работы документы, а состав пользователей с доступом к кадровым и финансовым материалам стоит определить отдельно.
5 - Организовать доработку и повторный круг
Если есть замечания, ответственному выдают задание исправить документ. После подготовки новой версии он возвращает её на согласование предусмотренным в процессе действием, например переводом карточки на нужную стадию.
Для повторного согласования важно определить:
- где хранится актуальный файл;
- как сохраняются предыдущие версии;
- кто участвует в повторной проверке.
В задании согласующему должно быть ясно указано, какую версию он рассматривает.
Для договора можно установить повторное согласование всеми участниками: изменение финансовых условий может затронуть и юридические формулировки. Для других документов компания может выбрать иной порядок. Главное — явно закрепить его в процессе, чтобы старые решения не переносились на изменённый документ без проверки.
Переход к подписанию разрешают после выполнения всех условий согласования текущей версии. Если документ отозвали или решили больше не дорабатывать, стоит предусмотреть отдельное завершение процесса.
6 - Продолжить процесс до получения подписанного документа
После последнего согласования договор ещё нужно подписать, отправить контрагенту и сохранить итоговый экземпляр. Эти действия тоже можно включить в маршрут, назначив ответственных и сроки.
Например, в карточке выбирают способ подписания. Для бумажного договора процесс создаёт задачу на печать и подписание, затем — на отправку и получение экземпляра с подписями обеих сторон. Завершающим действием может стать сохранение скана в установленном месте.
Если компания использует электронную цифровую подпись, процесс может выдать ответственному задание подписать и отправить документ в используемой системе электронного документооборота. В таком сценарии Битрикс24 управляет заданиями, а подписание выполняется в системе ЭДО. Возможность автоматической передачи файлов и получения статусов зависит от конкретной интеграции — её проверяют отдельно.
7 - Запускать связанные рабочие процессы
Утверждение документа может стать условием для начала следующей работы. Например, после согласования заявки на закупку нужно перейти к взаимодействию с поставщиком, а после утверждения коммерческих условий — запустить подготовку договора.
Для такого перехода определяют, какой результат считается достаточным и какие данные нужны следующему исполнителю. Из согласованной заявки на закупку это могут быть перечень товаров, сумма и желаемый срок поставки. Их передачу в следующую карточку или задачу можно включить в настройку процесса.
Так сотруднику не придётся повторно заполнять уже согласованные сведения, а ответственный сможет проследить связь между заявкой и дальнейшей работой.
С чего начать внедрение
Выберите один часто повторяющийся документ, например договор с контрагентом, и опишите его маршрут. Зафиксируйте участников, сроки, правила возврата на доработку и действия после утверждения. Отдельно определите, кто отвечает за актуальную версию файла.
Затем проверьте настроенный процесс на нескольких сценариях:
- все участники согласовали документ с первого раза;
- один из участников оставил замечания;
- согласующий пропустил срок;
- ответственный загрузил новую версию.
Такая проверка покажет, получает ли каждый сотрудник нужное задание и можно ли восстановить историю решений.
До запуска зафиксируйте, сколько времени занимает согласование и как часто ответственному приходится вмешиваться вручную. После внедрения сравните эти показатели: они помогут оценить результат и найти этапы, которые ещё стоит улучшить.
Хорошо настроенный процесс позволяет в любой момент ответить на три вопроса:
Где документ сейчас? Кто должен выполнить следующее действие? Что происходило с ним раньше?
Читайте также
FAQ
Одним из вариантов является создание смарт-процесса с карточкой для каждого документа, где можно хранить файл, сведения об ответственном и текущий статус. Роботы и бизнес-процессы управляют действиями: выдают задания, отправляют уведомления и переводят документ на следующий этап по заданным условиям.
В листе согласования стоит фиксировать участника, его решение, комментарий и дату ответа, а также номер круга согласования и версию документа.
Чтобы задержка была заметна, в процесс можно включить напоминание сотруднику и отдельное уведомление или задачу его руководителю. Например, если согласующий не ответил за один рабочий день, руководитель получает задачу выяснить причину задержки.
