Бесконечный поток распечаток приводит к хаосу в офисе. Однажды положив документ не в ту папку, можно потратить полдня на его поиск, а потом еще столько же на сбор нужных подписей и печатей.
Система Битрикс24 позволяет не только хранить и систематизировать документы, но и предоставляет возможности для быстрого поиска и сортировки, что существенно экономит время.
Доступный функционал
Система электронного документооборота Битрикс24 имеет встроенный функционал архивации документов, благодаря чему рутинные задачи легко автоматизируются программой. CRM самостоятельно обрабатывает входящие файлы, сортирует их по папкам, уведомляет сотрудников и предоставляет доступы. Различные алгоритмы делопроизводства помогают настраивать цепочки согласований, распределять полномочия и присваивать права.
С помощью шаблонов в Битрикс24 организация процессов для оплаты счетов, оформления нужных заявок и справок, выдачи наличных станет проходить значительно быстрее.
Организация документооборота
Электронный документооборот с Битрикс24 выигрывает по сравнению с бумажным, предоставляя такие преимущества:
- ускорение подготовки и редактирования документов;
- повышение эффективности принятия решений;
- защита информации и сохранение истории правок;
- улучшение исполнительской дисциплины.
Больше не придется искать счета или письма вручную — достаточно ввести заголовок, контрагента или сотрудника в поле поиска.
Контроль и механизм согласования
Контроль электронного документооборота в Битрикс24 осуществляется без бумажных копий. Теперь не нужно бегать по кабинетам для сбора подписей. Система отслеживает все этапы создания и исполнения документа, автоматически продвигая его по всей линии согласований. Всегда легко узнать, кто утвердил файл, а кто еще проверяет.
Для использования доступна планировка сценариев согласования, например, двухэтапного согласования, голосования и утверждения со статусами.
Совместное редактирование
Группа сотрудников может работать над проектом одновременно, избегая очередей и конфликтов версий. Каждое изменение фиксируется CRM, и можно легко вернуться к предыдущей версии. Это снижает риск потери информации и повышает оперативность работы. Рабочие данные всегда доступны онлайн, достаточно выйти в Интернет.
Резюме
Битрикс24 — комплексное решение для организации работы компании, включающее инструменты, которые взаимосвязаны и не требуют установки дополнительного ПО. Начать работу можно сразу после регистрации через любой браузер.
