Как мебельное производство связало продажи цех и учет трудозатрат с помощью Битрикс24

В одном заказе на мебель могут быть десятки изделий, и каждое проходит свой маршрут от чертежа до монтажа. Компания объединила в Битрикс24 коммерческие данные, производственные операции, фактические трудозатраты и сведения для расчета сдельных начислений. По внутренней оценке компании, время поиска информации по заказу сократилось на 80%.

О компании

Компания выполняет полный цикл производства мебели для частных и коммерческих объектов: разрабатывает чертежи, согласовывает проект, изготавливает изделия, доставляет их и проводит монтаж. Один договор может включать столы, шкафы, тумбы, перегородки и другие изделия с разными сроками и последовательностью работ.

Когда число заказов выросло, одной карточки сделки стало недостаточно. Менеджер видел договор и оплату, но не мог быстро определить, что уже изготовлено, где возникло отставание и кто отвечает за следующую операцию. Часть сведений оставалась в таблицах, рабочих чатах и отдельных документах.

Почему прежний процесс перестал работать

Главная сложность возникала на стыке коммерческой и производственной работы. Продажи оперировали заказом целиком, а цех — отдельными изделиями и операциями. Из-за этого руководителям приходилось вручную сопоставлять данные из нескольких источников.

• Статус заказа не показывал готовность каждого изделия.
• Задачи между подразделениями передавались через разные каналы.
• Фактическое время по операциям не собиралось в одном месте.
• Данные для анализа себестоимости и подготовки начислений сводились вручную.

Компания решила сохранить Битрикс24 как основную систему для менеджеров и руководителей, а для работников цеха — привычный производственный интерфейс. Между системами настроили обмен данными.

Как устроили единый процесс

Заказ разложили на пять связанных уровней. Каждый уровень отвечает на свой вопрос: что обещали клиенту, какие изделия входят в заказ, какие операции нужно выполнить, сколько времени они заняли и какие начисления сформированы по выполненным работам.

Сделка хранит коммерческую часть заказа

Новый заказ начинается со сделки в CRM. В ней фиксируют клиента, адрес объекта, номер договора, сроки, сумму, предоплату, ответственного менеджера и проектную документацию. Сделка остается основной карточкой проекта и связывает дальнейшие производственные данные с договором.

Каждое изделие стало отдельным объектом

Для состава заказа создали смарт-процесс «Изделия». У каждой позиции появились собственный статус, срок, ответственные, перечень операций, фактические трудозатраты и история изменений. Менеджер открывает сделку и сразу видит, сколько изделий в работе и на каком этапе находится каждое из них.

Такой уровень детализации помогает обнаружить отставание до того, как оно повлияет на весь заказ. Руководителю не нужно запрашивать сводку у нескольких подразделений: связь между договором, изделием и работами сохраняется в системе.

Производственные операции связали с системой цеха

Работы по изделию оформили в отдельном смарт-процессе «Задачи». По сути, это производственные операции: для каждой из них указывают исполнителя, приоритет, срок, статус, комментарии, документы и историю изменений.

После создания операции Битрикс24 передает ее во внешнюю производственную систему. Мастера работают в привычном интерфейсе: меняют статус, оставляют комментарии и фиксируют ход работы. Обновления возвращаются в Битрикс24, поэтому менеджеры и руководители видят состояние заказа без ручных запросов в цех.

Фактическое время связали с конкретным изделием

Отдельный смарт-процесс собирает время, затраченное на каждую производственную операцию. Запись связана одновременно с исполнителем, операцией, изделием и заказом. Компания может сравнивать плановые и фактические трудозатраты и использовать накопленные данные при оценке будущих проектов.

Эти сведения также помогают анализировать производственные затраты. Система показывает, какие операции заняли больше времени, чем ожидалось, и как трудозатраты распределились между изделиями в одном заказе.

Начисления формируются из выполненных операций

После завершения работы система создает запись в журнале начислений. В ней сохраняются операция, сотрудник, изделие, заказ и сумма за выполненную работу. Благодаря такой связи можно проверить, из каких операций сложились трудовые затраты по конкретному изделию.

Еще один смарт-процесс собирает начисления за месяц по каждому сотруднику. В карточке отображаются должность, учетный период, отработанное время и итоговая сумма. Это не заменяет бухгалтерский расчет и выплату зарплаты, но подготавливает исходные данные для расчета сдельных начислений и уменьшает объем ручной сверки.

Что изменилось после внедрения

После запуска связанной системы коммерческие и производственные данные перестали существовать отдельно. Из сделки можно перейти к любому изделию, затем к его операциям, фактическому времени и начислениям. Обновления из производственной системы возвращаются в Битрикс24 автоматически.

• По внутренней оценке компании, время поиска информации по заказу сократилось на 80%.
• У каждого изделия появился собственный статус, срок и ответственный.
• Передача производственных операций между подразделениями фиксируется в системе.
• Фактические трудозатраты связываются с операциями, изделиями и заказами.
• Ежемесячный регистр начислений формируется из данных о выполненных работах.
• Руководители получают сведения о ходе заказов и производственных затратах в одном интерфейсе.

FAQ