Автоматизировали воронку продаж и поверки оборудования и сократили время обработки заявок на 50%

Информация о клиенте

ЧП «НПП ИРВИС» – специализированное предприятие в Беларуси, занимающееся поставкой и техническим обслуживанием контрольно-измерительного оборудования: расходомеров, газоанализаторов, хроматографов, газовых счетчиков и поискового оборудования. Компания также предоставляет услуги поверки и ремонта средств измерений на базе собственной лаборатории в Минске.

До внедрения CRM система использовалась фрагментарно: продажи и лабораторные заявки обрабатывались вручную, коммуникация между отделами – через мессенджеры и телефон. Компания обслуживала более 200 клиентов в месяц, штат – 30 сотрудников, годовой оборот – более 3 млн бел. руб.

Задача клиента

Компания столкнулась с критическими проблемами роста:

• Заявки от клиентов терялись между отделами продаж и лаборатории – до 25% заявок не обрабатывались в срок;

• Сотрудники не знали, кто и когда должен выполнить следующий этап – отсутствовала прозрачность процессов;

• Невозможно было отслеживать загрузку специалистов и эффективность отделов;

• Коммуникация велась через личные чаты – переписка не архивировалась, звонки не фиксировались.

Клиент выбрал UCOM как партнёра, потому что:

• Компания имела опыт внедрения CRM в технических сервисных организациях;

• Предложила адаптацию под специфику поверки и ремонта – не шаблонное решение;

• Гарантировала полное сохранение рабочих процессов без перезагрузки данных.

Что сделали

Провели комплексное внедрение Битрикс24 в облаке с полной адаптацией под процессы «НПП ИРВИС»:

1. Настройка воронки продаж и сервисных заявок

1. Созданы 4 стадии: Заявка → Оценка → Поверка/Ремонт → Выдача оборудования

2. Автоматическое создание сделки при получении заявки с сайта и по телефону

2. Интеграция и автоматизация

1. Подключена телефония: все звонки автоматически привязываются к клиенту

2. Настроены 5 роботов: напоминания о сроках поверки, уведомления о готовности оборудования, перенос заявок между отделами

3. Корпоративная коммуникация

1. Созданы закрытые чаты: «Продажи», «Лаборатория», «Служба поддержки»

2. Все переписки и файлы архивируются в карточке клиента

4. Права доступа и отчётность

1. Разделены роли: менеджеры – только свои клиенты, лаборанты – только свои заявки, руководитель – полный доступ

2. Настроены отчёты: «Загрузка лаборатории», «Сроки выполнения», «Конверсия заявок»

5. Обучение и поддержка

1. Проведены 2 обучающих сессии для продаж и лаборатории

2. Разработаны чек-листы и видеоинструкции по работе с воронкой

3. 2 недели технической поддержки после запуска

Результат

После внедрения:

• Время обработки заявки сократилось с 48 до 24 часов – за счёт автоматических напоминаний и чёткой воронки

• Потери заявок снизились на 70% – все заявки теперь фиксируются и отслеживаются

• Конверсия заявки в оплату выросла на 35% – благодаря своевременному сопровождению

• Сотрудники лаборатории стали видеть загрузку в реальном времени – улучшилось планирование ресурсов

• Появилась возможность анализировать эффективность каналов привлечения – теперь можно оптимизировать рекламные бюджеты

Отзыв клиента

«Мы давно понимали, что без системы работать не получится – но не знали, как её правильно настроить. UCOM не просто установил CRM – они поняли специфику нашей работы: как проходит поверка, какие сроки, кто за что отвечает. Теперь мы видим, где «засор» в процессах, и оперативно его устраняем. Сотрудники перестали «перекидывать» заявки, а клиенты стали меньше ждать. Рекомендуем UCOM как профессионалов, которые действительно знают, как работать с техническими компаниями.»