Мои документы

Приложение Мои документы - это удобное решение для ведения реестра документов в вашей компании и организации начальной системы корпоративного документооборота.

Кратко о возможностях:

- Нумерация документов с учетом типа и префикса

- Установка ответственных за документ

- Установка статусов в документе

- Добавление документов из карточки Компании

- Поиск документов по типам и по Клиентам

- Автоматическое сохранение документа в предопределенную папку

Самое простое, как можно использовать приложение - вести автоматическую нумерацию документов. Под документами понимаются привычные для организации договора, приказы, входящие и исходящие письма и т.п.

Таким образом, вам не нужно вести общую таблицу или записывать задействованные номера в блокноте. Приложение автоматически будет присваивать следующий номер в формате префикс + НОМЕР.

Обратите внимание, сами документы не сохраняются на сервере разработчика. Все документы хранятся только в файла портала Битрикс24. Причем, вы можете использовать как уже имеющиеся файлы в вашем портале, так и загружать их сразу при регистрации документа.

Нумерация документов

Мы продумали гибкую систему нумерации документов. Вы можете добавить свой тип документов и разные префиксы нумерации для каждого типа документов. Вы можете корректировать значения нумерации (например, на начало года).

Документооборот

Многие пользователи хотят внедрить систему документооборота. Воспользуйтесь Моими документами, устанавливайте статусы на каждый документ, а также ответственного сотрудника за этот статус. Вы можете расширить предлагаемый по умолчанию набор статусов и настроить визуальное представление (цвета). Таким образом, использование статусов и ответственного за документ позволяет настроить несложную систему документооборота.




Рассмотрим пример:

Офис-менеджер получил входящий договор, зарегистрировал его в приложении (указав именно входящий номер документа), загружает скан документа, чтобы коллеги смогли ознакомиться с содержимым. Далее ему нужно согласовать с Заместителем директора и с финансовым директором.

Сначала офис-менеджер устанавливает статус «На согласовании», а установка ответственного происходит автоматически через настройки - это Заместитель директора.

Заместителю директора приходит уведомление, о том, что он назначен ответственным за документ и он заходит в Приложение Мои Документы и настраивает поиск по Договорам со статусом «На согласовании» и Ответственный сам Пользователь.

Пользователь меняет не только статус, но и ответственного, возвращая документ офис-менеджеру.

Если ответственный сотрудник по умолчанию у статуса не установлен, то ответственным за документ остается тот сотрудник, кто создал документ. А при переводе на следующие статусы - сотрудник, ответственный за предшествующий статус.

Связь с CRM

Каждый документ в приложении можно связать с Компанией в CRM и далее осуществлять поиск по всем документам этой компании. Вы можете изменить Компанию, для этого используйте выпадающее меню.

Обратите внимание, что кроме интерфейса приложения список документов доступен в карточке компании с указанием ссылки на сделку, к которой привязан документ.

Если вы не видите пункт Мои документы в меню карточки Компании, нажмите кнопку Еще. Рекомендуем настроить меню для раздела Мои документы, чтобы быстро переходить на вкладку.

Находясь во вкладке Мои документы в карточке Компании вы можете создавать новые документы (но только под текущую компанию) и использовать все функции выпадающего меню для каждого документа в списке.

Почему документ привязывается только к Компании?

- Лид не тот уровень взаимоотношений, когда может возникнуть необходимость фиксации документа с включением в реестр с нумерацией. Вы всегда можете сделать дополнительное поле (свойство) с любым документов в Лиде.

- Контакт мы не будем использовать в качестве владельца документа, так как считаем, что для официальных отношений требуется заводить именно Компанию. Никто не запрещает создать физическое лицо как Компанию и вести по нему документооборот.

Использование документов в Сделках и в Смарт-Процессах.

Большие возможности открываются если использовать документы в данных сущностях CRM. Общая философия такова, что документ, принадлежащий Компании, можно использовать в Сделках и в Смарт-процессах. Но, документы, загруженные через Сделки или через Смарт-процессы видны только в этих сущностях и в карточке Компании. Таким образом, вы можете использовать общий документ для разных Сделок и разных Смарт-процессов. Примерами таких документов могут быть - договора, реквизиты, официальные документы, которые нужно прикладывать к каждой сделке.

После установки приложения в карточках Сделок и в Смарт-процессах появляется дополнительный раздел - "Мои документы".

В этом разделе можно сразу загружать новые документы, которые будут одновременно привязаны как к Сделке (или Смарт-процессу), так и к Компании.

Далее вы работаете с документами в Сделке или в Смарт-процессе ровно также, как в приложении "Мои документы".

При работе со смарт-процессами вы перемещаете элемент смарт-процесса по статусам. При достижении определенного этапа документ, прикрепленный к смарт-процессу, может автоматически менять свой статус (например, смарт-процесс успешно завершен, статус документа в приложении автоматически устанавливается как "Подписан").

Как настроить автоматическую смену статуса? Для этого в приложении выберите нужный тип документа из выпадающего списка. Нажмите на кнопку Изменить статусы.

В появившемся меню наводим на нужный статус и выбираем пункт "Отметить успешным для документооборота", рядом со статусом появится галочка. Нажимаем кнопку Сохранить.

Далее переходим в нужный смарт процесс - Роботы. На нужном статусе добавляем робота "Исходящий вебхук". В появившемся окне вводим https://mydocument-v3.at-dev.ru/api/stage.success Нажимаем кнопку Сохранить.

Загрузка документов

Вы можете просто загружать новые файлы из локального диска и приложение само сохранит данный документ в преднастроенную папку в файловом хранилище Битрикс24.

Дополнительные возможности приложения

Перечислим все функции кастомизации в приложении:

- Настройка префиксов документов

- Настройка статусов и цветов

- Настройка папок хранения документов

Добавим еще одну опцию возможностей приложения.

Мы предлагаем удобный инструмент разграничения прав для редактирования документов.

Вносить какие-либо изменения в документ может только ответственный сотрудник или администратор. А администраторы настраиваются в приложении, причем доступ к этой настройке есть только у одного из администраторов.