КАЖДЫЙ ПРОПУЩЕННЫЙ ЗВОНОК = ПОТЕРЯННЫЕ ДЕНЬГИ ДЛЯ КОМПАНИИ
Частая проблема возникновения пропущенных звонков: технические неполадки, загруженность сотрудников, непонимание работы системы, отсутствие фокуса внимания или уведомлений.
Если компания не отвечает на входящий звонок в течение первых двух секунд конверсия в заказ падает. Как думаете, какая будет конверсия, если клиент не смог дозвониться до компании? А ведь у вас работает рекламная кампания ...
Чтобы решить вопрос с пропущенными звонками нужно начать их быстро отрабатывать, показывать уведомления и начать собирать удобную статистику для руководителя. Эту задачу решает наше приложение «Контроль пропущенных звонков»
Приложение входит в подписку Битрикс24.Маркет Плюс. Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для вашего портала бесплатное и не требует дополнительной оплаты. Если у вас нет подписки - установите приложение на 2 недели абсолютно бесплатно. Приложение доступно на всех Российских тарифах облачных и коробочных версиях Битрикс24. |
ЧТО УМЕЕТ НАШЕ ПРИЛОЖЕНИЕ- Фиксировать, учитывать пропущенные звонки
В виде автоматических задач в специальной группе «Контроль пропущенных звонков»;
- Автоматически создавать лиды по пропущенным звонкам
Если подключенная телефония этого не может сделать (опцию можно включать или выключать по желанию);
- Обеспечивать удобство навигации
Предоставляя менеджерам возможность быстро перейти непосредственно из задачи к связанным с пропущенным звонком сущностям CRM (Лидам, Сделкам, Контактам, Компаниям);
- Перенаправлять задачи по пропущенным звонкам на руководителя отдела
Если звонок поступил на уволенного или отсутствующего на рабочем месте сотрудника;
- Автоматически закрывать дела и задачи о пропущенных звонках
Если перезвонил коллега или клиент дозвонился самостоятельно;
- Помогает обеспечивать контроль
За своевременной обработкой звонков уведомляя руководителя или ответственного за контроль сотрудника о том, что менеджер не перезвонил клиенту в течение отведенного срока;
- Дает возможность строить отчеты в режиме реального времени
На основе полученных данных: кто, когда, почему и с какими клиентами «упускает» звонки;
- Считать время реакции на пропущенные звонки
Через какое время сотрудник отреагировал и осуществил перезвон;
- Учитывать переадресованные звонки
Неважно успешные они или нет, чтобы знать время, которое клиент тратит на ожидание, контролировать момент переадресации и принять меры по оптимизации этого процесса.
КАК РАБОТАЕТ НАШЕ ПРИЛОЖЕНИЕ
Приложение реагирует на сигнал о том, что был зафиксирован пропущенный звонок и в течение нескольких секунд создаёт задачу в специальной группе «Контроль пропущенных звонков».
Если пропущенный звонок будет от нового клиента, то система создаст Лид, в который пропишется номер телефона, с которого был совершен звонок.
Автоматически заведется Задача, привязанная к данному Лиду. Номер телефона, с которого был совершён звонок зафиксируется в названии задачи, а в описании будет доступна информация об известных контактах.
Если не дозвонился постоянный клиент, у которого уже есть дела и связанные сущности в CRM (открытые Сделки, Контакты, Компании, Лиды), то система найдет их и отобразит в карточке задачи в виде ссылок на эти сущности, переход по которым позволит просматривать историю и контекст прежних коммуникаций.
Приложение фиксирует время начала и конца разговора с клиентом и если длительность превышает предельное значение 10-15 секунд, то звонок признается успешным, а задача для менеджера перезвонить клиенту автоматически закрывается.
ПОЧЕМУ ШТАТНОГО ФУНКЦИОНАЛА БИТРИКС24 НЕДОСТАТОЧНО?- При пропущенных звонках штатным функционалом ставятся дела, которые нужно закрывать менеджерам вручную и которые копятся в счетчиках дел
И менеджеры этого, конечно не делают
- Для получения статистики по пропущенным звонкам необходимо совершить ряд манипуляций, чтобы получить информацию как о конкретном периоде, каждом менеджере, так и общую картину по отделу
Создание отчета по пропущенным звонкам (делам) - дело хитрое, не каждый интегратор справится с данной задачей.
- Проблематично построить статистику или диаграмму чтобы понять среднее время до перезвона
Битрикс24 не фиксирует информацию через сколько мы перезвонили клиенту.
- Нельзя выбирать в фильтрациях уволенного сотрудника и переназначить все контакты и компании, закрепленные за ним на нового сотрудника. Необходимо восстанавливать сотрудника, потом переназначать, и снова удалять, при этом для всех сотрудников будут появляться уведомления, что сотрудника приняли.
Если звонок пришел на уволенного сотрудника - об этом никто не узнает.
КАК ЗА СЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ УВЕЛИЧИВАЕТСЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Быстрый доступ к информации о пропущенных звонках - помогает компании оперативно выявить проблему и начать работу по её решению.
Меньше пропущенных звонков → Выше уровень лояльности и доверия к компании → Это неизбежно влияет на увеличение оборота компании. |
Благодаря тому, что Задачи по пропущенным звонкам привязаны к одной группе, то контролирующий сотрудник или руководитель может всегда построить быстрый отчёт в режиме реального времени и узнать: сколько звонков ожидает перезвона, сколько просроченных перезвонов, скольким уже перезвонили.
ВИДЕО ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ: https://youtu.be/0V-hb6PxeMk
Версия 5
Технологическое обновление.
Версия 4
Новое в версии:
Сделали так, чтобы не создавались задачи на пропущенные звонки, если уже ранее поставили задачу и она всё еще открытая.
Коррекция логики работы
1 мы будем искать контакты и компании с сотрудником из списка для постановки задачи
2 будем искать открытый лид с сотрудником из списка для постановки задачи
3 будем искать просто лид с сотрудником из списка для постановки задачи
Если не нашли сущности:
Ставим задачу или лид сотруднику, тоже только если он из списка настроек приложения.
Если пришел звонок сотруднику не из списка настроек - ничего не делаем.
Версия 3
Новое в приложении:
- Теперь пропущенный звонок связываем с последним лидом, где нашли номер или email.
- Добавлена опция ставить задачу или нет.
Версия 2
Новые возможности приложения:
- Добавлена возможность создавать задачи связанные с сделками, без лидов.
- Теперь задачи ставятся учитывая рабочее время портала. Т.е. если пропущенный звонок был в 18-10, а время работы портала с 9 до 18. То крайний срок задачи будет 09-10 следующего дня.
Версия 1
Напоминаем менеджерам о пропущенных звонках в автоматическом режиме, создаем задачу связанную с CRM.
Техническая поддержка модуля осуществляется:1) по e-mail:
missing@CRM4.ORG2) или через форму обратной связи в приложении или на сайте
https://Missing.FIX4.org/
1️⃣ Установить приложение. После установки в левом главном меню будет доступна вкладка Контроль пропущенных звонков. Также приложение можно найти через верхний глобальный поиск, набрав слово «контроль».
2️⃣
Выбрать нужных сотрудников для отслеживания. Выбираем сотрудников или отделы, с которыми будет работать система. А также сотрудника, от имени которого будет создаваться Задача. Это может быть руководитель отдела продаж/call-центра или любой технический сотрудник, всё зависит от регламента вашей работы.
Если вы выбрали работать с целым Отделом, то автоматически появляется возможность исключить кого-то из сотрудников из списка. Это может быть руководитель отдела или менеджер, который сейчас отсутствует.
Если в отслеживаемый Отдел придет новый сотрудник, то приложение само его вычислит из структуры компании и в течение дня внесет в рабочий список системы наблюдения. Больше нет проблемы постоянного контроля и редактирования убывших и вновь прибывших сотрудников!
3️⃣ Активировать дополнительные настройки. Выбрав сотрудника/ов или Отдел, вы переходите к следующим детальным настройкам и выбираете, что должно делать приложение. Для включения или отключения опции просто нажмите галочку.
ОПИСАНИЕ ДЕТАЛЬНЫХ НАСТРОЕК- Создавать лид или нет?
Опция позволяет создавать лид в случаях когда подключенная телефония это не может сделать или когда отключена функция повторных лидов, но при этом нужно проконтролировать пропущенные звонки.
- Закрывать автоматом задачи после перезвона менеджером?
Опция позволяет после того как менеджер перезвонил клиенту закрывать ранее поставленные задачи и дела о пропущенном звонке.
- Переадресованные звонки считать пропущенными?
Если звонок был переадресован сотруднику на мобильный номер - опция позволяет поставить также задачу о пропущенном звонке. Ответственным сотрудником за задачу будет тот кто согласно телефонному звонку последний не принял звонок.
- Закрывать дело и задачу, когда был дозвон до клиента от коллеги?
Приложение анализирует входящие звонки и если клиент дозвонился, то закрывает ранее поставленные задачи и дела по пропущенным звонкам.
- Ставить задачу от руководителя?
Опция позволяет создавать задачу по пропущенному звонку от имени руководителя и предоставляет возможность проконтролировать ее исполнение (действительно ли менеджер перезвонил).
Руководитель получает уведомление, что задача завершена и ожидает контроля с его стороны. Задачу можно принять если коммуникация с клиентом состоялась или вернуть на "доработку", чтобы задача у контролируемого сотрудника возобновилась .
- Если сотрудник уволен - ставить задачу руководителю?
Опция позволяет учитывать связи по Контактам, Компаниям, Сделкам, Делам закрепленных на уволенных сотрудниках.
В таких случаях приложение формирует задачу с ответственным в виде руководителя, который по структуре ранее руководил уволенным сотрудником, а постановщиком задачи является руководитель этого руководителя.
- Считать время реакции на пропущенных звонках?
Опция позволяет определить время с момента появления пропущенного звонка до закрытия задачи в случае успешного звонка.
- Закрывать автоматом задачи после дозвона клиентом?
Если клиент сам дозвонился до компании и звонок был успешным - закрываем дела и задачу о пропущенным звонке.
- Подпись в описании задачи
Опция позволяет редактировать текст, который будет размещен в описании задачи.
- Кол-во секунд для успешного звонка?
Опция позволяет определить допустимый предел времени после которого звонок будет считаться успешным. По умолчанию более 15 секунд. Т.е. если звонок длился более 15 секунд - он успешный и задача с делом будут закрыты.
- Кол-во минут для крайнего срока задачи?
Неважно успешные они или нет, чтобы знать время, которое клиент тратит на ожидание, контролировать момент переадресации и принять меры по оптимизации этого процесса.
- Кол-во запросов за текущий месяц
Показывает кол-во обращений к приложению от вашего портала.