Управление бизнес-процессами и проектами компании

Программа менеджер бизнес проектов: зачем ее применять?

Сценарий, по которому функционирует предприятие, не всегда оптимальный. «Битрикс-24» поможет разобраться, что является «тормозом» развития компании, что стоит поменять и доработать.

Даже самые ответственные сотрудники в процессе работы забывают, о необходимости отправить письмо или связаться с клиентом, выставить счет-фактуру или предоставить новый прайс. Эти недочеты исправляются по мере того, как сотрудник о них вспоминает. Но вовремя выполненная работа позволила бы получить прибыль быстрее. А, возможно, и удержать некоторых сомневающихся клиентов.

Автоматизированная система управления процессами Bitrix24 сможет контролировать подобные задачи. Она поможет «разгрузить» голову менеджера. Каждое действие в системе бизнес-процессов сделает правилом, которое невозможно проигнорировать.

Бесплатный менеджер проектов от «1С-Битрикс» – система для планирования и контроля выполнения задач. Она позволит составить расписание и графики функционирования проекта, составить зависимости между процессами.

С чего начать? Анализ бизнес-процессов на предприятии

Система управления бизнес-процессами сама не заработает. Ей нужен оператор, который будет задавать направление и ставить задачи. Чтобы оптимизировать бизнес, нужно упразднить лишние функции, изъять непродуктивные и дублирующиеся операции. Как это сделать?

• Проведите опрос работников, нарисуйте схему взаимодействия.
• Вычлените ресурсы, сроки, роли и цели фигурантов.
• Создайте модель по одной из методологий.

В результате анализа вы поймете, на каком шаге задача занимает чересчур много времени, кто вовлечен в процесс и отвечает за выполнение, где обнаруживаются «провисания» продуктивности. С помощью системы управления организацией «Битрикс24» можно определить проблемные участки в работе каждого департамента, наглядно увидеть риски и лишние затраты, возникающие из-за дублирования действий исполнителей и по другим причинам. Все эти данные нужны для работы с процессами и процедурами, их оптимизации и доработки.

Не хотите утонуть в новшествах? Оптимизируйте по частям

Автоматизировать множество процессов одновременно посредством системы управления организацией – малооправданно и рискованно. Лучше определить проблемные участки, нуждающиеся в первоочередной доработке. Именно для них стоит определить чрезмерно затратные и длительные операции.

Система управления бизнес-процессами «Битрикс24» имеет встроенный визуальный редактор. Выделенные типовые процедуры можно внести в нее схематично. Функционал программы поможет вычленить проблемные места без привлечения программистов и других узких специалистов. Такая проработка процедур поможет установить списки дел, о которых программа будет сама напоминать менеджерам.

Наблюдение и коррекция процессов

В любой организации есть отработанный годами сценарий взаимодействия – в офисе, на производстве, при выставлении счетов клиентам, в бухгалтерии и управленческих структурах. В силу устоявшейся привычки проанализировать его на предмет эффективности очень сложно. В таких стихийных сценариях всегда есть слабые места с малой пропускной способностью. Некоторые работники завалены делами и не успевают, тогда как другие ждут от них результатов. Руководство чаще всего в такие мелочи не вникает.

Менеджер проектов «Битрикс» позволит наглядно проследить такие «узкие» места. Оператор видит, каким путем проходит документ и на ком он «притормаживает». Задача оператора – включиться в процесс и, по возможности, отрегулировать его.

Эффективность для организаций любой численности

Современная система управления организацией «Битрикс24» позволяет моделировать производственные и деловые процессы любой наполненности и сложности. Независимо от числа участников, хитроумного переплетения согласований, разветвленности путей обработки документации или продукции.

При этом автоматизированный менеджер проектов имеет несколько уже встроенных бизнес-процессов в виде пресетов:

• оплата счетов;
• обработка писем и документации на входе и выходе от исполнителя и организации;
• выдача наличных;
• работа с заявлениями на отпуска и производственные поездки.

Автоматизация взаимодействия с клиентами

Система управления бизнес-процессами Bitrix24 поможет оптимизировать деловые взаимоотношения с партнерами и заказчиками. Она не позволит персоналу запаздывать с реакцией на запросы или звонки, ускорит обслуживание заказчиков, улучшит планирование бизнес-встреч и обмен письмами.

Чем оперативнее и с меньшим количеством недочетов трудятся менеджеры, тем лояльнее к организации ее клиенты. Bitrix24 позволит отправлять счета и предложения вовремя без клиентских напоминаний, предупреждать заказчиков о распродажах, поздравлять их с праздниками. Приятно, когда все обещанные документы высылают в срок, исключают неопределенность и ожидание, да еще и помнят о памятных датах!