Интранет-портал — для совместной работы и управления персоналом компании

Внедрение дополнительных инструментов для наблюдения за работой команды может вызвать негативные отзывы со стороны сотрудников. Как сделать рабочие процессы прозрачными и при этом построить открытые отношения в коллективе? Какой инструмент облегчает взаимодействие внутри команды и упрощает коммуникацию по вертикали? В этой статье расскажем об интранет-порталах, и как с их помощью решить все эти вопросы.

Что собой представляет

Интранет — это закрытая сеть. Она нужна для внутренней коммуникации между сотрудниками компании. Хоть доступ к информации и ограничен, корпоративный портал имеет много возможностей для упрощения рабочих процессов, сплочения коллектива и неформального общения сотрудников. Зачем внедрять интранет, если все есть в интернете, читайте ниже.

Зачем нужен интранет-портал

В открытом доступе можно найти практически все. Но на поиски уходит много времени. А рабочие задачи не ждут. Интранет структурирует большое количество информации: обучающие материалы, нормативные документы, шаблоны, отчеты и т. д. В программе можно быстро найти нужный файл, построить обучающие программы, системы рейтингов.

Платформа делает рабочие процессы прозрачными для руководителя и подчиненных, упрощает коммуникацию по горизонтали и вертикали.

А еще интранет — это инструмент для создания открытой и дружественной атмосферы в коллективе. Ведение блогов, комментарии и мемы делают общение более неформальным. Сотрудники быстрее знакомятся и находят общие темы. Как это возможно, рассказываем ниже.

Семь главных функций интранет-портала

Корпоративный портал можно подстраивать индивидуально под запрос каждой компании. Чаще всего программа имеет стандартный набор функций:

1. Организует удобную и понятную коммуникацию между сотрудниками

Имя, должность и контакты не расскажут главного о сотруднике — как он выглядит, по каким вопросам к нему обращаться. Особенно трудно сориентироваться новеньким. Упростит адаптацию и ускорит знакомство работников друг с другом личный профиль сотрудника. Дополните информацию о человеке фотографией, пропишите зоны его ответственности. Теперь сотрудники будут знать, к кому и с каким вопросом можно обратиться.

Каждый участник команды может дополнить профиль краткой информацией о себе, которая не касается работы. Так у сотрудников появятся общие интересы. Это сплотит коллектив.

2. Автоматизирует кадровое делопроизводство

Интранет-портал разгружает бухгалтерию, отдел кадров и HR. В личном кабинете сотрудники могут ознакамливаться с документами, согласовывать отпуск и заказывать справки. При необходимости документ пройдет все согласования онлайн пока сотрудник занят на своем рабочем месте.

3. Организует обучение

Организуйте в портале собственную базу знаний. Наполните ее текстовым документами или видео. Для удобства команды разделите информацию по разделам. Чтобы мотивировать сотрудника, используйте геймификацию. За успешно пройденный раздел начисляйте баллы, которые можно обменять на корпоративный мерч.

В портал можно интегрировать систему управления обучением (LMS-платформу). Тогда сотрудники могут использовать интранет-портал как дистанционную платформу для обучения. Программа помогает администрировать обучающие курсы, отслеживать успехи сотрудников, составлять отчеты. Чтобы начать обучение, работникам не нужно дополнительно авторизоваться. Их данные уже есть в интранет-портале.

4. Оптимизирует обмен информацией

Соберите в одном месте брендбук, элементы корпоративного стиля, шаблоны документов, отчеты. Сделайте так, чтобы материалы, которые часто используются для решения рутинных задач, всегда были под рукой. Сотрудники за пару кликов смогут найти нужный файл, сэкономят время и сделают меньше ошибок.

5. Ведет контроль

Интранет — это не про слежку за сотрудниками. Корпоративный портал делает рабочие процессы и настроения в команде понятными и прозрачными для руководителя. В портале можно ставить задачи, отслеживать процесс выполнения заданий, назначать ответственных. А еще анализировать степень загруженности сотрудников, собирать обратную связь напрямую от команды, проводить опросы в коллективе. Заинтересованность со стороны руководства повышает лояльность команды.

6. Обеспечивает безопасность

Корпоративные порталы защищены от утечек информации паролями и другими методами аутентификации. Они безопаснее, чем обычные мессенджеры и электронная почта. Доступ к системе есть только у руководства и работников.

7. Развивает корпоративную культуру

На портале можно напрямую публиковать новости компании, комментировать принятие того или иного решения, тут же получать обратную связь от команды. Открытое обсуждение повышает лояльность сотрудников, помогает избежать сплетен.

Делать публикации могут и сами сотрудники — вести личные блоги, делиться фото, проводить опросы. Неформальное взаимодействие сплачивает коллектив.

Также в портале можно делать рейтинги лучших работников, ввести систему бонусов, чтобы стимулировать здоровую конкуренцию внутри коллектива.

Преимущества использования портала

7 преимуществ интранета

1. Растет продуктивность.

Когда вся информация структурирована и доступна, есть понятные инструкции, сотрудники не тратят время на поиск нужных файлов. Не нужно привлекать других работников, чтобы разобраться в вопросе. Необходимые файлы можно найти самостоятельно за пару кликов и быстро решить задачу.

2. Снижается нагрузка на HR-отдел и бухгалтерию.

У сотрудников всегда есть быстрый доступ к информации об остатке отпуска и медицинских страховках. Работник не тратит собственное рабочее время и время HR или бухгалтеров. В личном кабинете он сам может заказывать справки, согласовывать отпуск, подавать заявления, ознакамливаться с новыми нормативными документами.

3. Формируется корпоративная культура.

Через свои блоги сотрудники могут транслировать ценности компании. Неформальное взаимодействие сплачивает команду и формирует корпоративную культуру.

4. Увеличивается вовлеченность.

В портале сотрудники не только решают рабочие вопросы. Каждый участник команды может отслеживать свои успехи, узнавать, как они повлияли на развитие всей компании. Это мотивирует команду и повышает ее вовлеченность в работу. Дополнительная мотивация — баллы, которые можно обменять на мерч. Также в корпоративном портале можно узнавать новости компании, комментировать их, вести собственный блог или просматривать контент коллег.

5. Появляется прозрачное управление ресурсами и проектами.

Интранет автоматизирует процессы управления проектом, документооборот и коммуникацию по горизонтали и вертикали. За несколько кликов можно поставить задачу и назначить исполнителей. А дальше отслеживать процесс ее выполнения. Здесь же руководство может вести учет рабочего времени, контролировать нагрузку сотрудников, получать от них обратную связь.

6. Растет уровень открытости.

Интранет делает руководство доступным для команды. Сотрудники могут напрямую написать руководителю или узнавать новости компании из его блога. В тоже время руководители всегда в курсе обстановки в коллективе через комментарии сотрудников или проведение опросов.

7. Развивается бренд работодателя.

Дружественная атмосфера в команде и заинтересованность со стороны руководства повышает лояльность сотрудников. С большей вероятностью работники будут положительно отзываться о бренде за пределами офиса и рекомендовать компанию своим знакомым. Это создает положительную репутацию работодателю.

8. Единое пространство для совместного креатива.

Компании используют портал не только для организации работы, но и для обучения, неформального общения. Это упрощает коммуникацию между руководством и командой технически и психологически. Сотрудники могут создавать группы по интересам. В непринужденной обстановке мозговые штурмы проходят более продуктивно.

Три недостатка интранет-портала

У корпоративного портала всего три минуса:

1. Технические проблемы.

От технических сбоев не застрахован никто. В случае с интранетом любая поломка критична, так как в портале организованы все рабочие и нерабочие процессы коллектива. Чтобы снизить риски появления технических проблем, выбирайте поставщиков услуг с проверенной репутацией и технической поддержкой.

2. Высокая стоимость разработки.

В создании портала участвует целая команда специалистов. Такая работа не может стоит дешево. Особенно, если это кастомное решение.

Готовые платформы — это более бюджетный вариант. Часто бизнесы останавливают свой выбор именно на них. В 2022 году самым популярным корпоративным порталом в РФ стал Битрикс24. Платформа достаточно гибкая. Ее можно адаптировать под конкретный бизнес. И в ней есть все семь главных функций интранета, о которых мы писали выше.

3. Негативное отношение сотрудников.

Некоторые специалисты воспринимают корпоративный портал как инструмент контроля со стороны руководства. Узнайте о страхах своих сотрудников. Расскажите команде об интранете подробнее, организуйте презентацию. Объясните, как портал упростит работу команды. Введите систему нематериальных бонусов, корпоративный магазин. Проработайте понятный онбординг, проведите обучение по работе с интранетом.

У любого инструмента есть и свои минусы. Все три недостатка портала решаемы. Преимуществ почти в три раза больше.

Шесть шагов по разработке интранет-портала

Перед разработкой корпоративного портала составьте дорожную карту проекта. В ней разделите работы на этапы, установите дедлайны и укажите исполнителей. Так процесс создания портала станет прозрачным и понятным. С дорожной картой проще проанализировать, где возникли сложности, с кем и как их решить. Разработка программы состоит из шести шагов:

Шаг 1. Соберите команду

Интранет — это полноценный проект. Поэтому его разработкой и внедрением занимается целая команда: HR, аналитики, сисадмины, дизайнеры, разработчики и даже редакторы. Чтобы координировать работу команды нужен руководитель, который распределит задачи и зоны ответственности.

Шаг 2. Продумайте функциональность

Важно продумать, какие именно функции должна выполнять программа. Для этого проанализируйте потребности аудитории, которая будет пользоваться этим инструментом. Классический метод для исследования целевой аудитории — метод персон. На основе опросов сотрудников компании и гипотез команды разработки можно составить собирательный образ пользователя портала. Например, какие задачи он решает в программе, пользуется телефоном или компьютером. 

Шаг 3. Оптимизируйте затраты

Проанализируйте, за какие этапы можно не переплачивать без потери качества. Чтобы снизить вероятность технических сбоев, не стоит экономить на подрядчиках, техническом задании, тестировании и разработке.

Создание уникального дизайна и шаблонов документации скорее всего никак не отразится на работе с порталом. Возможно, будет достаточно готовых решений.

Шаг 4. Напишите техническое задание

От технического задания зависит конечный результат. ТЗ должно быть подробным и понятным. Лучше доверить создание технического задания бизнес-аналитикам компании или специалистам со стороны исполнителя.

В документе обязательно должны быть прописаны цели создания портала, требования к каждому этапу работы, подробное содержание работ, порядок их контроля и приемки готовой программы

Шаг 5. Определите очередность разработки

Создание портала — это сложный процесс. Чтобы сделать его более прозрачным и понятным, разделите работу на короткие итерации. В каждой итерации должны быть свои задачи и сроки.

Шаг 6. Начните работу с сотрудниками

Сотрудники — это целевая аудитория, которая будет пользоваться порталом ежедневно. Подключайте команду еще на этапе разработки программы. Проведите тестирование интранета среди небольшой группы работников, соберите обратную связь. Это поможет сделать программу удобной и понятной для команды.

Расскажите команде о плюсах интранета заранее — почему он облегчит работу, какие бонусы даст. Можно разработать мини-рекламную кампанию для запуска портала — расклеить баннеры, написать посты, сделать рассылку среди сотрудников. А в день запуска программы устройте небольшой праздник.

Этапы внедрения корпоративной системы

Внедрить интранет в компанию можно за четыре шага:

Шаг 1. Определите, зачем вам корпоративная система

От этого будет зависеть набор функций в готовой программе. Часто компании заводят корпоративный портал, чтобы бороться с бюрократией. Сотрудники решают бумажные вопросы быстрее и не тратят рабочее время на хождение по кабинетам. Интранет уменьшает нагрузку на бухгалтерию и HR-отдел.

Шаг 2. Выберите инструмент

Продумайте, готовы ли вы вкладываться в разработку кастомного портала. Возможно, все необходимые вам инструменты уже есть в готовых программах. Такое решение стоит дешевле.

Шаг 3. Настройте Интранет под свою компанию. Это можно сделать самостоятельно или с помощью специалиста.

Если вы обратились к сторонним компаниям, то выбирайте проверенного подрядчика с хорошей репутацией и отзывами. На этапе настройки внедрите те инструменты, которые необходимы именно вашему бизнесу.

Шаг 4. Разработайте программу для обучения команды.

Научите сотрудников пользоваться новой программой. Создайте базу знаний.

Дополнительно мотивирует команду к обучению система бонусов или рейтингов. Презентуйте интранет с позиции облегчения работы коллектива.

Резюме