Организация удаленной работы

Какие проблемы бывают на удаленке?

Топ-3 проблемы владельцев бизнеса

Владельцы бизнеса могут сталкиваться со следующими проблемами удаленной работы:

• технические неполадки за счет чего падает эффективность рабочих процессов. Наиболее частые технические проблемы — это нестабильный интернет, неполадки с домашним компьютером, плохая связь во время командных встреч. Конечно, сбои случаются и в офисе. Но проблема решается быстрее, если технический специалист рядом и может лично подойти к сотруднику. Техподдержка удаленщиков — отдельная статья расходов;
• сложность построения системы управления задачами сотрудников и выработки методов контроля их работы — на удаленке участники команды могут становиться менее продуктивными. Некоторые даже могут совмещать работу с походом к врачу. А еще больше сложностей может возникнуть из-за разных часовых поясов территориально распределенных сотрудников;
• сложность оценки hard и soft skills при найме новых сотрудников онлайн.

Топ-3 проблемы сотрудников

Для некоторых членов команды удаленный формат работы становится непростым опытом. Из-за этого могут возникнуть следующие проблемы:

• организация рабочего дня — «не офисная» обстановка расслабляет, а домашние дела отвлекают;
• риск выгорания — сложности с самоорганизацией могут привести к тому, что сотрудник будет работать внеурочно, а это прямой путь к выгоранию;
• отсутствие ежедневного живого общения вне дома — сказывается не только на эмоциональном состоянии, но и эффективности коммуникации команды. Некоторые вопросы при удаленном согласовании требуют больше времени, чем при общении вживую.

Отметим, что это лишь наиболее частые проблемы при переходе на удаленку. В практике их может быть больше!

2 ключевых плюса работы из дома

Преимуществ работы на удаленке значительно больше, чем проблем. Расскажем о двух ключевых плюсах: экономии времени и денег, а также подборе сотрудников (компаний) без привязки к определенной локации.

Экономия времени и денег

Владельцу бизнеса не нужно обустраивать рабочие места. В офисе снижается расход электроэнергии. При полном переходе на удаленку и вовсе отпадает необходимость аренды помещения. Вследствие чего отпадает необходимость обслуживать кондиционеры, кулеры, кофемашины, например. Теперь можно полностью сконцентрироваться на управлении задачами сотрудников и построении эффективной коммуникации с клиентами.

В свою очередь, сотрудникам не нужно беспокоиться о дресс-коде, оплачивать проезд в городском транспорте или покупать топливо для личного авто. Дорога до офиса и обратно в больших городах отнимает много времени, а в час пик становится настоящим стрессом.

Большой выбор компаний и кандидатов

Работодатели и соискатели не ограничиваются географией. Люди из маленьких городов могут подаваться на вакансии в крупные компании в мегаполисах.

Владельцы бизнеса при поиске сотрудника также могут выбирать кандидата исключительно по профессиональным качествам, а не по локации.

Что нужно сотруднику для работы из дома?

Работа на удаленке — не только исправный компьютер и стабильный интернет. У сотрудников должен быть доступ к рабочим файлам и специальным программам для коммуникации. Как минимум понадобятся:

• мессенджеры;
• сервисы для видеозвонков;
• планеры;
• программы для одновременной работы сотрудников (например, Figma или Google Docs, где одновременно могут работать несколько человек);
• облачное хранилище.

При выборе сервисов стоит обратить внимание на их ограничения. Например, некоторые программы позволяют добавить определенное количество участников в рабочее пространство или работают не во всех регионах. В свою очередь, слишком большое количество инструментов усложняет работу. Удобнее, если все находится в одном месте.

Отметим, что в онлайн-офисе «Битрикс24» есть базовый набор инструментов для эффективной коммуникации на удаленке:

• рабочие чаты в едином мессенджере;
• видеозвонки и видеоконференции не ограничены по времени;
• календарь синхронизируется с iOS, Android и Google Календарем;
• подключение почтового ящика;
• единое облачное хранилище с синхронизацией изменений в файлах;
• опция для совместной работы сотрудников в документах. Вносить правки можно во время видеозвонка или сразу в задаче. Все изменения будут видны команде;
• система уведомления сотрудников о новых задачах;
• единая база знаний и обучающие видео.

Инструменты коммуникации с сотрудниками

Недостаточно просто создать условия для общения команды. На успешное развитие бизнеса влияет эффективность коммуникации между сотрудниками. Для этого можно воспользоваться: мессенджерами и приложениями, через которые организовываются видеоконференции.

Мессенджеры

Недостаточно просто создать условия для общения команды. На успешное развитие бизнеса влияет эффективность коммуникации между сотрудниками. Для этого можно воспользоваться: мессенджерами и приложениями, через которые организовываются видеоконференции.

Очевидное решение — создание рабочих чатов в обычном мессенджере. Сотрудникам не нужно устанавливать дополнительные программы. Все уверенно пользуются этими сервисами вне работы.

Но есть минусы. Важная информация может потеряться в слишком большом количестве сообщений. Чтобы не отвлекаться на частые сигналы оповещений, сотрудники «замьючивают» (отключают уведомления) рабочий канал. Поэтому срочно достучаться до нужного человека не всегда возможно.

В работе удобнее пользоваться корпоративными мессенджерами. В них можно создавать структурированные ветви диалога и не беспокоить других участников команды.

Видеоконференции

Решение рабочих задач только с помощью переписки может затянуться. Эту проблему решают дополнительные видеовстречи. К тому же видеозвонки больше напоминают привычное для многих общение в офисе.

Правила коммуникации

Чтобы работа из дома была эффективной, рекомендуем установить правила коммуникации для всей команды. Например:

• быть онлайн в рабочее время;
• отвечать на сообщение в течение 15 минут;
• если вопрос слишком объемный для мессенджера, перенести его обсуждение в видеоформат;
• вовремя приходить на meets (встречи);
• отключать микрофон во время видеовстречи, если говорит другой.

Сотрудники на удаленке могут работать из любого места. Удобно, если инструменты для коммуникации можно установить на смартфон. Но при этом большое количество приложений усложняет взаимодействие.

Рекомендуем использовать платформы для совместной работы распределенных команд. Одним из таких решений является «Битрикс24». В нем собраны все необходимые инструменты для коммуникации, а также есть мобильное приложение для смартфона.

Какой режим установить для удаленного сотрудника

Существует несколько режимов рабочего времени:

• нормальный — равен полной или сокращенной норме рабочего времени. Согласно статье 112 Трудового кодекса РБ — полная норма составляет 40 часов в неделю. Для некоторых сотрудников это время может быть уменьшено, например, многодетной матери положен дополнительный выходной в неделю;
• неполный — работа на 0.5 или 0.25 ставки;
• сверхурочный — эпизодически сотрудник работает больше нормы. На это он дает письменное согласие, а наниматель выплачивает денежное вознаграждение. Допускается не более 10 часов переработки в течение недели и 180 часов в год. Также нужно учитывать, что максимальный рабочий день не должен превышать 12 часов (ТК РБ ст. 122);
• ненормированный — «плавающий график», когда по не зависящим от работника или нанимателя причинам эпизодически возникает необходимость закрыть задачи не в рабочее время. Эти нюансы должны быть прописаны в трудовом договоре заранее. В случае возникновения такой ситуации работодатель оформляет письменное или устное постановление. Согласие сотрудника не требуется. Такая работа не считается сверхурочной и компенсируется лишь допотпуском;
• гибкий — работник может самостоятельно регулировать свое рабочее время. При этом, он обязан отработать все часы согласно договору.

Планирование рабочих задач

Доказано, что понять ход работы проще, если его визуализировать. Существуют разные способы визуализации рабочего процесса:

• список — задачи в виде обычного списка. В нем видна информация о дедлайнах, исполнителях и постановщиках. Поиск конкретной задачи упрощает система фильтров;
• диаграмма — этот инструмент визуализирует длительность выполнения задач — как долго идет работа, сколько времени до дедлайна, насколько таска просрочена;
• виртуальная доска — задачи в виде стикеров можно перетаскивать из группы новых, в группу рабочих или выполненных. На стикер можно добавлять информацию об ответственных и сроках выполнения.

Также имеет значение, как именно построена работа — сколько задач команда берет в разработку, делиться ли большой процесс на короткие отрезки времени. Существует много техник планирования и управления задачами сотрудников. Одна из наиболее популярных — это скрам-методика.

Команда может разбить весь рабочий процесс на небольшие части. На выполнение каждой отводится определенный промежуток времени, он называется спринт. В конце каждого спринта сотрудники анализируют успехи и неудачи и ставят задачи на следующий отрезок времени.

Система контроля

Важно не столько контролировать рабочие часы, сколько сам процесс работы и его результативность. Некоторые люди более продуктивны утром, а кто-то лучше справляется с заданием после захода солнца. Сотрудники более серьезно подходят к выполнению задач, если:

1. назначить ответственных за ее выполнение;
2. назначить наблюдателей;
3. установить дедлайн.

В этом помогут таск-трекеры. Например, в «Битрикс24» уже есть системы контроля удаленной работы. Поэтому дополнительные сервисы не понадобятся.

В программе можно поставить задачу текстом или голосом, дополнить информацию картинкой, назначить исполнителей и наблюдателей, установить дедлайн, посмотреть отчеты и проверить, на какой стадии сейчас работа.

Если задача объемная и сложная, можно объединять сотрудников в группы, а таску разбить на более мелкие подзадачи. Система сама оповестит команду о новом задании, подсчитает, кто сколько времени затратил на его выполнение, и подготовит наглядный отчет для работодателя. Кроме того, в «Битрикс24» можно составлять список тех задач, которые нужно проверить сегодня, в течение недели или месяца.

Роль HR в организации дистанционной работы

HR задействован практически на всех этапах дистанционной работы: от подбора персонала до работы с вовлеченностью.

Подбор персонала

HR использует цифровые инструменты для поиска кандидатов при любом формате работы. Но в условиях удаленки он может расширять условия поиска и не ограничиваться регионом своей компании. Правда, такой формат исключает проведение оффлайн-собеседований. Чтобы лучше оценить hard и soft skills сотрудника, возможно, придется больше внимания уделить анализу его работы после трудоустройства.

Онбординг и адаптация

Дистанционное знакомство нового сотрудника с командой и культурой компании имеет свои особенности. Такой опыт может быть новым для кандидата. Снизить стресс при погружении в работу поможет адаптация. Первый шаг адаптации — онбординг. Дословно этот термин переводится с английского как «посадка на борт судна». На борту воздушного судна стюардессы помогают пассажирам найти место в салоне и проводят инструктаж. В компании похожую функцию выполняет HR. В ходе онбординга новый сотрудник приобретает знания и навыки поведения, чтобы стать эффективным участником команды.

Важно организовать возможность личных видеовстреч с новичком, ответить на его вопросы. А для эффективного погружения в рабочие процессы стоит разработать систему внутреннего обучения и базу знаний.

Поддержка эффективности

Все, что работало в офисе, может стать неуместным в дистанционной работе. Задача HR помочь работодателю понять, как настроить коммуникацию в распределенной команде.

Работа с вовлеченностью

В команде могут работать люди разного возраста, с совершенно разными убеждениями и интересами. Важно помнить, что каждый сотрудник — личность. Попытка собрать всех на общем онлайн-чаепитии в пятницу может привести совсем не к тем результатам. Для онлайн-общения лучше выделить небольшие группы по интересам, чтобы каждый мог высказаться. Ниже мы подробнее расскажем о сплочении команды.

Поддержание командного духа

В то же время у сквозной аналитики есть и свои недостатки. Некоторые компании отмечают сложный процесс освоения некоторых инструментов аналитики. Вместе с тем, если в компании организовано обучение по работе с аналитикой, сотрудники в скором времени начинают хорошо ориентироваться в функционале.

Атмосфера в команде влияет на эффективность рабочих процессов и на то, как бренд воспринимают клиенты и соискатели.

Бесполезно требовать от команды соблюдения графика и дедлайнов, если сам работодатель пренебрегает внутренним распорядком. Владельцу бизнеса следует быть хорошим примером для своих подчиненных. Тогда управление распределенной командой может быть более успешным.

Создать доверительные отношения помогут открытость и честность. Если сотрудники узнают о достижениях и новостях компании, они чувствуют свою причастность к этим событиям.

Также сотрудник чувствует свою значимость, если получает обратную связь по своей работе. Позитивные отзывы мотивируют команду. Если же в работе есть недочеты или работник не справился с задачей, не стоит переходить на личности и оскорбления. Критика должна быть конструктивной. Рекомендуем следовать принципу «критикуешь — предлагай». Сотруднику приятно будет увидеть заинтересованность работодателя в проблеме и его стремление помочь.

Сплачивают команду совместные ритуалы. Их можно организовать даже на удаленке. Например, совместное чаепитие по видеосвязи или знакомство с питомцами участников проекта. Когда каждая иконка на рабочей доске ассоциируется с личностью, появляется понимание, что происходит взаимодействие с настоящими людьми, и на самом деле круг общения не ограничивается домочадцами.

Частые ошибки

При переходе на удаленку сложно сразу выстроить рабочий процесс эффективно. Некоторые работодатели бросаются в крайности. Кто-то полностью игнорирует необходимость пересмотра методов взаимодействия и контроля. А кто-то, наоборот, уходит в сторону гиперконтроля своих сотрудников. В первом случае команда не будет чувствовать себя вовлеченной в работу.

Незаинтересованность со стороны владельца бизнеса приведет к незаинтересованности подчиненных в выполнении задач. Во втором случае сотрудники находятся в постоянном стрессе. Никому не нравится быть под постоянным наблюдением. Слишком жесткий контроль не повысит продуктивность команды.

В крайности может бросаться и команда, например, организуя слишком большое количество видеоконференций. Важно разработать внутреннюю политику общения — установить границы продолжительности командных встреч, разработать план обсуждения.

Также не стоит использовать много инструментов, потому что большое количество программ в разы усложняет работу. Понадобится время, чтобы освоить каждую из них. А в процессе работы еще и трудно уследить за оповещениями из разных сервисов. «Классическая» ситуация, когда рабочие чаты находятся в Slack, звонки проходят в Zoom, а переписка по самой задаче ведется в Notion.

Удобнее, когда все, что нужно для работы, собрано в одном месте. Подчеркнем, что в «Битрикс24» есть инструменты для коммуникации команды, управления удаленными сотрудниками, планирования и постановки задач.